본문 바로가기

구글 앱스

III-5. 모든 연락처를 구글 주소록으로 통합하세요. 1) 구글 주소록, 어떻게 사용하나요? III-5. 모든 연락처를 구글 주소록으로 통합하세요. 업무 연락처는 물론 개인 연락처도 구글 앱스 계정의 주소록으로 통합하여 사용하는 것이 바람직합니다. 스마트폰의 주소록은 누군가 지금까지 살아오며 쌓아온 자신의 주요 인맥일 것입니다. 또한 개인적인 연락처이면서 동시에 업무용 대외 연락처를 포함하고 있습니다. 자신의 모든 연락처를 스마트폰에만 가지고 있는 사람, 별도의 엑셀파일로 관리하고 있는 사람, 혹은 포털 사이트의 주소록과 동기화 하는 사람도 있습니다. 그러나 이제부터는 구글 주소록으로 모두 옮겨와 구글 주소록에서 관리하는 것을 권장합니다. 구글 주소록은 개인적이든 기업의 업무용이든, 스마트기기에서든 PC에서든, 다양한 다른 서비스(지메일, 그룹스, 전화, 캘린더 등)과 연동되며 통합적으로 사용할.. 더보기
여러 부서의 휴가신청서 제출 및 메일승인 구글앱스로 강소기업만들기 팀의 교육을 완료한 기업의 질문과 해결과정을 블로그를 통해 공개합니다. 이 글을 읽기 전에 구글 스크립트를 활용한 회사 공용자원 신청하기 관련 포스팅을 꼭 참고하시길 바랍니다. 2013/11/24 - [구글앱스/구글드라이브_독스] - 양식과 스크립트를 활용한 공용자원관리 질문 : 지난 교육 시 알려주신대로 구글 양식 및 스크립트를 활용하여 휴가신청절차를 완성하였습니다. 그런데 각 부서별 승인자가 달라서 부서별 승인자에게 휴가신청메일을 보내되, 하나의 데이터파일로 수집하였으면 하는데 방법이 없을까요? 질문해설 : 양식과 스크립트를 활용하여 휴가신청을 할 수 있습니다. 이 때 양식의 기본 기능에는 응답 발생시 메일 알람을 할 수가 없습니다. 이를 스크립트를 사용하여 신청자에게는 신청.. 더보기
양식과 스크립트를 활용한 공용자원관리 구글 드라이브의 양식과 스크립트를 활용하여 회사의 공용자원 사용을 신청하는 방법을 소개합니다. 아래의 프로세스를 실행하기 위한 준비사항에 대해 알려드리도록 하겠습니다. 1. 드라이브 양식(form)으로 공용자원(차량, 회의실) 이용 신청을 합니다.2. 신청이 접수되면 신청내용은 별도의 파일에 저장되고, 동시에 공용자원관리담당자에게 이메일로 통보됩니다.3. 담당자는 신청 내용을 이메일로 확인 가능하므로, 신청결과 파일을 열어보지 않아도 됩니다. 먼저 신청양식을 작성합니다. 1) 신청양식 작성 · 구글 "드라이브 > 만들기 > 양식"을 클릭합니다. · 양식의 제목은 “공용자원 신청서”로 하며, 조직 내 로그인 후 사용하도록 체크하고, 응답자 정보를 자동 수집하도록 체크합니다. · 양식에 대한 설명을 자세하게.. 더보기
III-3. 내 편지함, 라벨과 필터링으로 정리하세요. 3) 필터링, 메일을 자동으로 분류하세요. III-3. 내 편지함, 라벨과 필터링으로 정리하세요. 1) 라벨, 중요한 메일부터 확인하세요. 2) 받은 메일은 모두 보관됩니다. 3) 필터링, 메일을 자동으로 분류하세요. (1) 필터링이란필터링은 수신되는 메일 중 특정 계정, 특정 키워드가 포함되면 자동으로 라벨을 붙이거나 분류를 해 주는 기능입니다. 필터는 “지메일 > 환경설정 > 필터”에서 “새 필터 만들기”를 클릭하면 만들 수 있습니다. 필터링 기능은 수신되는 메일 중 보낸사람, 받는사람, 제목, 포함하는 단어, 제외하는 단어, 첨부파일의 유무 등과 같은 조건을 만들고, 그 조건에 해당하는 메일이 있으면 자동으로 다음과 같은 이벤트를 취하게 합니다. ․ 받은편지함 건너뛰기(보관) : 메일이 도착하는 즉시 받은편지함이 아닌 전체보관함, 라벨편지함.. 더보기
III-3. 내 편지함, 라벨과 필터링으로 정리하세요. 2) 받은 메일은 모두 보관됩니다. III-3. 내 편지함, 라벨과 필터링으로 정리하세요. 1) 라벨, 중요한 메일부터 확인하세요. 2) 받은 메일은 모두 보관됩니다.지메일은 기본적으로 모두 “전체보관함”에 보관됩니다. 이 전체 보관된 메일에 각각의 라벨을 붙여놓은 것이 개별 라벨 편지함에 보이는 것입니다.업무와 관련된 메일이라면 더 이상 확인 할 일이 없다 하더라도 삭제할 필요가 없습니다.(지메일 용량은 충분합니다) 물론 업무와 관련이 없거나, 전혀 보관의 필요성이 없는 1회성 메일이라면, 삭제해야 합니다. 그러나 후에 찾아봐야 한다거나, 보존의 필요성이 있는 업무메일이라면 보관처리 하는 것이 바람직합니다. 받은편지함에 온 메일은 라벨을 붙인 뒤 상단의 메뉴에서 “보관처리” 아이콘(폴더표시 안에 아래화살표 그림)를 클릭하면 받은편지함에서.. 더보기
II-1. 내 PC가 먼저 똑똑해져야 합니다. 1) 크롬 브라우저를 사용하세요. 이 글은 구글앱스로 강소기업만들기 (http://googlesmw.tistory.com)에 동시게재됩니다. 중소기업의 스마트워크에 관련된 더 많은 글과 정보는 위의 블로그를 참조하세요. II-1. 내 PC가 먼저 똑똑해져야 합니다. "구글 서비스에 최적화된 크롬 브라우저와 PC용 구글 드라이브를 활용합니다." 1) 크롬 브라우저를 사용하세요.우리가 인터넷을 사용할 때 익스플로러나 크롬, 파이어폭스 같은 웹 브라우저를 사용하게 됩니다. 2012년 5월 구글 크롬 브라우저가 마이크로소프트사의 익스플로러를 제치고 세계 1위 점유율의 브라우저가 되었습니다. 필진은 익스플로러보다 안정적이고 빠르며 구글의 다양한 서비스에 최적화 되어있는 크롬 브라우저 사용을 권장합니다. 크롬의 장점은 익스플로러에 비해 간편하고, .. 더보기
II. 스마트워크 환경구축 : 기업은 하나의 스마트워크 플랫폼을 갖춰야 합니다. 이 글은 구글앱스로 강소기업만들기 (http://googlesmw.tistory.com)에 동시게재됩니다. 중소기업의 스마트워크에 관련된 더 많은 글과 정보는 위의 블로그를 참조하세요. II. 스마트워크 환경구축 : 기업은 하나의 스마트워크 플랫폼을 갖춰야 합니다. "하나의 조직에서 동일한 업무환경을 만드는 것이 스마트워크의 시작입니다." 마이크로소프트사의 엑셀을 사용할 때에도 사용자 간에 버전이 다르면 호환에 불편을 겪게 됩니다. 하물며 서로 다른 프로그램을 사용한다면 공유와 협업이 중심인 스마트워크가 불가능해 집니다. 공통된 업무환경을 갖추는 것은 매우 중요한 일입니다. 한 조직에서 개개인이 서로 다른 업무 환경을 갖는 것은 개인의 특성을 존중하는 것이 아닙니다. 축구 시합에 야구화를 신고 참여할 수.. 더보기
I-5. 어떤 준비가 필요한가요? I-5. 어떤 준비가 필요한가요? "중소기업의 스마트워크를 위해 미리 생각해야 할 것들이 있습니다." 이 책을 바로 적용하기 전에 아래 사항이 먼저 준비되어 있다면 더 쉽고 정확하게 스마트워크를 실현할 수 있을 것입니다. 여러분이 속한 조직의 현재 상태를 먼저 확인해 주시기 바랍니다. 1) 스마트워크 도입 검토사항 (1) 전체 구성원이 참여해야 합니다.구성원 일부만 사용해서는 공유와 협업의 효과를 누릴 수 없습니다. 업무에 관여하는 조직 구성원 전체가 참여해야 합니다. (2) 전체가 새로운 업무 환경으로 변화할 수 있어야 합니다.개별적으로 업무에 사용하는 메일, 주소록, 일정관리를 포함한, 여러 가지 다양한 업무 방식들은 앞으로 지메일과 구글 캘린더, 그리고 동일한 스마트폰 앱을 사용하는 등 통일된 업무.. 더보기
I-3. 구글 앱스로 강소기업 만들기 이 글은 구글앱스로 강소기업만들기 (http://googlesmw.tistory.com)에 동시게재됩니다. 중소기업의 스마트워크에 관련된 더 많은 글과 정보는 위의 블로그를 참조하세요. I-3. 구글 앱스로 강소기업 만들기 "중소기업 전체가 통합된 업무환경으로 공유, 협업할 수 있습니다. " 스마트워크를 위해 조직(회사) 전체가 통합된 소프트웨어 환경(도구)을 갖춰야 합니다. '구글 앱스로 강소기업 만들기'에서는 중소기업의 스마트워크 실현을 위한 도구로 구글 앱스를 선택했습니다. 마이크로소프트 오피스365와 네이버나 다음의 기업용 서비스 등 여러 소프트웨어 대기업에서 출시한 좋은 스마트워크를 위한 프로그램들이 있음에도 불구하고 구글 앱스를 선택한 이유는 대부분의 스마트 기기(스마트폰, 태블릿 PC 등)를.. 더보기
I-2. 기본은 갖추어야 합니다. 이 글은 구글앱스로 강소기업만들기 (http://googlesmw.tistory.com)에 동시게재됩니다. 중소기업의 스마트워크에 관련된 더 많은 글과 정보는 위의 블로그를 참조하세요. I-2. 기본은 갖추어야 합니다. "모든 것은 기록해야 합니다. 스마트폰을 스마트하게 사용할 줄 알아야 합니다. 사람 중심의 업무에서 프로세스 중심의 업무로 변화해야 합니다. 나이가 많거나 직급이 높다고 예외는 없습니다." 가장 필요한 것은 역시 스마트워크를 실현하고자 하는 구성원들의 의지와 노력입니다. 이와 더불어 이 책이 제시하는 적절한 기술/기능적 대안을 조직 전체가 수용하고, 그 바탕 위에서 중소기업 스스로 스마트하게 업무를 진행하기 위한 고민이 이어져야 합니다. 이럴 때 비로소 기존 업무의 비용과 낭비를 줄이고 .. 더보기