구글 드라이브의 양식과 스크립트를 활용하여 회사의 공용자원 사용을 신청하는 방법을 소개합니다.
아래의 프로세스를 실행하기 위한 준비사항에 대해 알려드리도록 하겠습니다.
1. 드라이브 양식(form)으로 공용자원(차량, 회의실) 이용 신청을 합니다.
2. 신청이 접수되면 신청내용은 별도의 파일에 저장되고, 동시에 공용자원관리담당자에게 이메일로 통보됩니다.
3. 담당자는 신청 내용을 이메일로 확인 가능하므로, 신청결과 파일을 열어보지 않아도 됩니다.
먼저 신청양식을 작성합니다.
1) 신청양식 작성
· 구글 "드라이브 > 만들기 > 양식"을 클릭합니다.
· 양식의 제목은 “공용자원 신청서”로 하며, 조직 내 로그인 후 사용하도록 체크하고, 응답자 정보를 자동 수집하도록 체크합니다.
· 양식에 대한 설명을 자세하게 넣습니다.
· 첫 번째 항목 “신청자 부서”를 ‘텍스트’ 형식으로 넣습니다.
<신청 양식 만들기 화면>
· “신청자 이름”을 ‘텍스트’ 형식으로 넣습니다.
· “공용자원 선택”은 ‘목록에서 선택’ 형식으로, 목록에는 공용자원(리소스 등록과 일치하도록)을 넣습니다.
· “용도”를 ‘텍스트’ 형식으로 넣습니다.
· “사용일시”을 ‘날짜’ 형식으로, 연도와 시간포함을 체크해 넣습니다.
· “사용종료일시”을 ‘시간’ 형식으로 연도와 시간포함을 체크해 넣습니다.
· ‘모든 응답자에게 이 양식의 결과를 게시하고 링크 표시’를 해제합니다.
· ‘응답자가 응답을 제출한 후에 수정할 수 있도록 허용’을 해제합니다.
신청 양식 만들기를 완료하면 아래와 같은 화면이 됩니다.
<신청 양식 만들기 완료 화면>
· 신청 양식 만들기를 완성하고 상단에 “응답대상선택” 메뉴를 누르면, 양식이 제출 되었을 때 저장이 되는 스프레드시트를 만들 수 있습니다.
· 새 스프레드시트를 만듭니다.
<스프레드시트 연결>
· 공용자원 신청서(응답) 스프레드시트는 양식에 대한 응답이 저장되는 시트입니다.
2) 이메일 알림(구글 스크립트 적용)
· 양식은 기본적으로 응답이 오더라도 관리자나 사용자에게 알림이 가지 않습니다. 알림이 가지 않으면 공용자원 신청에 대한 즉각적인 대처를 할 수 없습니다. 따라서 ‘구글 스크립트’를 사용하여 관리자와 사용자에게 메일이 가도록 설정해주어야 합니다.
- 구글 스크립트 : 구글에서 제공해주는 스크립트로 Java Script를 기반으로 하고 있는 프로그래밍 언어입니다.
· 양식에 대한 응답 메일 받기는 ‘응답 스프레드시트’ 내에 구글 스크립트를 적용하여 사용 할 수 있습니다.
- 양식에 대한 응답 스프레드시트를 열고 “도구 > 스크립트 편집기”를 선택합니다.
<스크립트 편집기>
· 새 창으로 “제목 없는 프로젝트”가 열리면 “빈 프로젝트”를 선택합니다.
<구글 스크립트 빈 프로젝트>
· 기존에 입력된 코드를 지우고 아래 스크립트를 새로 입력합니다.
function onFormSubmit(e) {
MailApp.sendEmail("담당자 이메일 주소", "공용자원이 등록되었습니다.", e.values);
MailApp.sendEmail(e.values[1], "공용자원 신청이 완료되었습니다..", e.values[3] + "님 공용자원 신청이 완료되었습니다. \n 공용자원신청 승인이 완료되면. 공용자원관리 캘린더에 등록됩니다. \n 이메일로 발송해 드리니 확인바랍니다.");
}
여기서 "e.values[1] " 값은 응답시트의 첫번째열의 타임스탬프를 제외한 첫번째 행입니다. 두번째행을 표표시하려면 [2] 로 변경할 수 있습니다.
<스크립트 입력>
· 스크립트에서 신청자가 양식 제출 시 관리자가 확인 메일을 받는 부분은
MailApp.sendEmail("자신의 메일주소", "공용자원이 등록되었습니다.", e.values); 입니다.
- 자신의 메일주소 = 양식이 제출 될 시 확인 메일을 받는 담당자 메일을 입력합니다.
- 공용자원이 등록되었습니다. = 이메일의 제목입니다.
- e.values = 모든 양식 항목에 대한 응답 결과를 메일로 받게 됩니다.
<담당자 수신 메일>
· 스크립트에서 신청자가 받게 되는 메일은
MailApp.sendEmail(e.values[1],"공용자원 신청이 완료되었습니다." e.values[3] + "님 공용자원 신청이 완료되었습니다. \n 공용자원신청 승인이 완료되면. 공용자원관리 캘린더에 등록됩니다. \n 이메일로 발송해 드리니 확인바랍니다.");
- e.values[1] = 응답자의 이메일이며 자동으로 입력됩니다.
- 공용자원 신청이 완료되었습니다. = 이메일의 제목입니다.
- e.values[3] = 응답자의 이름이며 자동으로 입력됩니다.
- “+” 뒷부분의 문구는 이메일의 내용입니다.
<신청자 수신 메일>
· 스크립트를 모두 입력 했으면 상단에 “리소스 > 현재 프로젝트의 트리거”를 선택 합니다.
<리소스>
· 현재 프로젝트의 트리거 창이 나오면 “양식 제출 시”를 선택 한 후 “저장”을 클릭합니다. 양식 제출 시마다 응답내용 메일을 보내도록 하는 의미입니다.
<현재 프로젝트의 트리거 설정>
3) 공용자원 신청하기
양식 및 스크립트 작성이 완료되면, 해당 양식을 배포하고, 공용자원신청을 할 수 있습니다. 아래 화면과 같이 양식을 통해 신청을 하게 되면, 앞서 설명한 바와 같이 신청자에게는 신청알림 메일이, 담당자에게는 내역에 대한 알림 메일이 발송되어 업무를 처리할 수 있습니다.
<공용자원 신청 화면>
<구글 앱스 업무 할용, 2013.11, 디지털북스, 김동호 권순옥 서명석 김재문 이현석 저>
YES24
http://www.yes24.com/24/goods/11370809
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