I-2. 기본은 갖추어야 합니다.

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중소기업의 스마트워크에 관련된 더 많은 글과 정보는 위의 블로그를 참조하세요. 

I-2. 기본은 갖추어야 합니다.

"모든 것은 기록해야 합니다. 스마트폰을 스마트하게 사용할 줄 알아야 합니다. 사람 중심의 업무에서 프로세스 중심의 업무로 변화해야 합니다. 나이가 많거나 직급이 높다고 예외는 없습니다."

가장 필요한 것은 역시 스마트워크를 실현하고자 하는 구성원들의 의지와 노력입니다. 이와 더불어 이 책이 제시하는 적절한 기술/기능적 대안을 조직 전체가 수용하고, 그 바탕 위에서 중소기업 스스로 스마트하게 업무를 진행하기 위한 고민이 이어져야 합니다. 이럴 때 비로소 기존 업무의 비용과 낭비를 줄이고 생산성을 높일 수 있는 혁신적인 업무 프로세스들이 생겨나게 됩니다. 이것은 단순하게 일하는 시간과 장소의 제약을 벗어나는 소극적인 스마트워크 이야기가 아니라 중소기업의 업무 프로세스 혁신을 가능하게 하는 근본적인 업무 문화의 변화입니다.

'구글 앱스로 강소기업 만들기'는 이를 위해 네 가지의 근본적인 변화를 요구하고 있습니다.

1) 업무 의사소통 방법의 통합입니다. 

업무를 지시, 전달, 보고하는 기존의 다양하고 개별적인 방식을 통합된 방식으로 변화해야 합니다. 이를 통해 언제, 어디서나, 누구에게나 정확한 의사전달을 하게 되며 기록을 남기고 업무의 오해, 중복, 누락 없는 업무 체계를 갖추게 됩니다.

2) 스마트 기기의 활용입니다. 

언제 어디서나 스마트폰, 태블릿 PC 등 스마트 기기로 업무에 참여할 수 있도록 제반 환경을 마련하고, 실습과 훈련을 통해 업무에 참여하는 경험을 해야 합니다. 스마트 기기를, 내 PC에서 하는 거의 모든 일을 할 수 있는 도구로 만들어야 합니다. 이것은 개인적인 생산성 향상은 물론 실시간 의사결정 및 소통, 공유, 협업을 도와 줄 것입니다. 중소기업의 한정된 자원을 생각한다면 시간과 비용, 공간의 절약을 위해서도 스마트 기기를 즉시 업무에 활용해야 합니다.

3) 일하는 방식을 사람 중심에서 프로세스 중심으로 바꿔야 합니다. 

중소기업의 특성상 업무는 시스템이 아닌 사람에 의존하게 되고, 개별적인 방식으로 처리하며, 체계가 없는 경우가 많습니다. 특히 직원이 언제든 쉽게 다른 회사로 이직하는 경우가 많은 중소기업은 사람이 바뀌면 업무가 지속되지 않고, 심지어 어느 사업 분야가 사라지기도 합니다. 체계화된 업무 프로세스는 사람이 바뀌어도 업무는 지속가능한 방식이 될 것이며 이러한 변화는 공유와 협업으로 이루어질 수 있습니다.

4) 구성원 전체가 스마트(Smart)해져야 합니다. 

누구든 자신의 업무를 지속적으로 개선해 나갈 방법을 고민하고 실험하고 정착시켜야 합니다. 젊은 직원들이 더 나은 방식이나 지식을 알고 충분히 스마트하게 일 할 수 있는데 나이든 부장, 임원이 스마트폰이 어렵다는 이유로 기존 업무방식을 고집한다면 이는 조직에 큰 걸림돌이 되는 역할을 자청하는 것입니다.