I-5. 어떤 준비가 필요한가요?

I-5. 어떤 준비가 필요한가요?

"중소기업의 스마트워크를 위해 미리 생각해야 할 것들이 있습니다."

이 책을 바로 적용하기 전에 아래 사항이 먼저 준비되어 있다면 더 쉽고 정확하게 스마트워크를 실현할 수 있을 것입니다. 여러분이 속한 조직의 현재 상태를 먼저 확인해 주시기 바랍니다.

1) 스마트워크 도입 검토사항

  (1) 전체 구성원이 참여해야 합니다.

구성원 일부만 사용해서는 공유와 협업의 효과를 누릴 수 없습니다. 업무에 관여하는 조직 구성원 전체가 참여해야 합니다.

  (2) 전체가 새로운 업무 환경으로 변화할 수 있어야 합니다.

개별적으로 업무에 사용하는 메일, 주소록, 일정관리를 포함한, 여러 가지 다양한 업무 방식들은 앞으로 지메일과 구글 캘린더, 그리고 동일한 스마트폰 앱을 사용하는 등 통일된 업무 환경으로 바뀔 것입니다.

  (3) 고정적이고 정기적인 협의, 학습 시간을 가져야 합니다.

외부 전문 컨설팅의 도움이 아니라면 조직 내부의 고정적이고 정기적인 협의 및 학습시간을 가지고 긍정적인 자세로 업무 변화를 수용할 수 있어야 합니다.

  (4) 업무 및 프로세스를 평가해야 합니다.

과거의 업무 방식과 새롭게 변화된 업무 방식을 비교하고 개선된 점을 명확히 평가해야 합니다. 평가는 다시 지속적인 업무 개선으로 이어질 수 있어야 합니다.

2)  스마트워크 도입 절차

 (1) 조직 전체 합의 단계 -  구성원 전체가 합의하고 적극적으로 참여를 결의해야 합니다.

 (2) 학습 단계 - 이 책에서 소개한 지메일, 캘린더, 드라이브, 그룹스 등의 순으로 구글 앱스를 학습하고 기본 업무 환경으로 적용합니다.

 (3) 업무 프로세스 확립 단계 - 기존 업무 중 스마트워크로 변화할 수 있는 업무를 정의하고 프로세스를 확립합니다.

 (4)  안정화 단계 - 변화된 업무가 정착될 수 있도록 지속적인 적응과 노력이 필요하며 나아가 더 많은 기존 업무의 혁신 방법을 찾아내고 또 적용합니다.

  

3) 스마트워크 환경

 (1) PC기반 업무 - 사무직은 물론이고 현장 업무라 하더라도 업무와 관련된 소통은 PC나 스마트 기기를 기반으로 해야 합니다. 따라서 PC, 스마트폰 등은 필수입니다.

 (2) 기본 장비 -  PC와 화상회의를 위한 화상캠, 마이크, 그리고 스마트 기기(스마트폰, 스마트패드)가 있어야 합니다.

 (3) 언제 어디서나 가능한 인터넷 - 사무실 내부에 무선 인터넷 환경은 물론 외부에서도 언제나 인터넷에 접속할 수 있어야 합니다.

 (4) 각종 서비스 비용 - 구글 앱스의 사용료(1인당 약 월 5천원) 만으로 가능하지만 더 많은 기능과 서비스, 저장 공간이 필요할 경우 추가적인 사용료가 들어갈 수 있습니다. 

이제 구글 앱스로 스마트워크를 실현하기 위한 기본적인 준비가 되었나요? 그렇다면 본격적으로 다음 장부터 시작하는 프로세스를 차근차근 배워 보시기 바랍니다. 

[Note]

<구글 앱스란>

구글 앱스(Google Apps)란 세계적인 소프트웨어 기업인 구글에서 제공하는 웹애플리케이션입니다. 구글 앱스는 기업용 SaaS(Software As a Service) 상품으로 기존 구글의 클라우드 컴퓨팅 서비스를 통합하여 브라우저 기반의 기업용 프로그램을 서비스하고 있습니다.

협업 및 업무공유에 필요한 비용 및 자원을 절감하여 생산성을 높일 수 있으며 안정적이고 신뢰도 높은 보안서비스를 누릴 수 있습니다.

구글 앱스는 네트웍이 가능한 PC 및 모바일 환경 어디서나 업무를 수행할 수 있으며 다양한 환경에서의 협업 및 업무공유 기능을 제공합니다. 또한 구글의 대규모 클라우드 데이터 플랫폼은 안정적인 보안서비스를 제공합니다.

더불어 웹기반 구글 어플리케이션 서비스는 별도의 하드웨어나 소프트웨어가 필요하지 않습니다. 기존의 하드웨어 환경 구축 및 유지보수에 필요한 비용을 사용자당 연간 50불에 서비스 받을 수 있습니다.

<구글 앱스의 주요서비스>

구글 앱스는 기업에서 활용 가능한 다양한 서비스로 구성되어 있으며, 주요 서비스로는 기업용 Gmail, 구글 캘린더, 구글 드라이브 및 구글 그룹스가 있습니다.

기업용 Gmail은 30GB 저장용량, 더 강화된 스팸메일 차단 기능, 99.9% 가동 시간 유지 및 향상된 이메일 보안 등을 누릴 수 있습니다.

Google 캘린더는 일정목록 관리, 예약, 온라인 캘린더 공유 및 모바일 캘린더 동기화가 가능합니다.

Google 드라이브는 문서, 스프레드시트 및 프레젠테이션을 첨부파일 없이 실시간으로 공동작업 할 수 있으며, 파일공유 서비스를 제공합니다.

Google 그룹스는 사용자가 그룹을 만들어 메일링 리스트를 제공하고, 콘텐츠를 공유하며, 검색 가능한 자료실로 사용할 수 있습니다.

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