III-5. 모든 연락처를 구글 주소록으로 통합하세요.
업무 연락처는 물론 개인 연락처도 구글 앱스 계정의 주소록으로 통합하여 사용하는 것이 바람직합니다.
스마트폰의 주소록은 누군가 지금까지 살아오며 쌓아온 자신의 주요 인맥일 것입니다. 또한 개인적인 연락처이면서 동시에 업무용 대외 연락처를 포함하고 있습니다. 자신의 모든 연락처를 스마트폰에만 가지고 있는 사람, 별도의 엑셀파일로 관리하고 있는 사람, 혹은 포털 사이트의 주소록과 동기화 하는 사람도 있습니다. 그러나 이제부터는 구글 주소록으로 모두 옮겨와 구글 주소록에서 관리하는 것을 권장합니다.
구글 주소록은 개인적이든 기업의 업무용이든, 스마트기기에서든 PC에서든, 다양한 다른 서비스(지메일, 그룹스, 전화, 캘린더 등)과 연동되며 통합적으로 사용할 수 있습니다. 확장성과 호환성, 안정성, 그리고 통합 관리기능은 구글 주소록의 가장 큰 장점입니다.
구글 주소록은 다음과 같은 장점이 있습니다.
․ 클라우드 서비스
․ 안드로이드, IOS, 아웃룩 등 다양한 OS 및 단말기와 호환 및 동기화
․ PC를 이용하여 내보내기/가져오기
․ 중복제거 기능
․ 편리한 그룹핑(단체 메일, 단체 SMS), 그룹중복 허용
․ 맞춤 설정을 통해 기본필드로 지정되지 않은 정보도 추가할 수 있음
․ 구글 플러스 사용자들 간 음성/영상 채팅
․ 메일 수신시 주소록에 없는 사람이면 주소록 자동 추가 기능을 제공
․ 거의 모든 필드에 대한 검색기능 제공
구글 앱스의 공유와 협업을 위해 구글 주소록을 사용해야 합니다. 다른 주소록이나 스마트폰에만 저장되어 있는 주소록을 가지고는 구글 앱스의 주요 서비스를 제대로 활용할 수 없기 때문입니다.
이 절에서는 구글 주소록의 사용 방법과, 업무용 주소록을 공유하는 방법, 스마트 기기에서도 동일한 주소록을 사용하는 방법 등을 알아보겠습니다.
1) 구글 주소록, 어떻게 사용하나요?
지메일 화면 상단에 “주소록” 메뉴를 클릭하거나 화면 좌측에 “메일”을 누르면 “메일/주소록/할일목록”에서 선택해 주소록으로 들어갈 수 있습니다. 구글 앱스의 기본 주소록 화면이며 구글에서 별도로 제공한 주소록 관리 웹 화면도 있습니다. 별도의 주소록 관리 웹 화면은 구글 계정이 브라우저에 로그인 되어 있는 상태에서 “ttps://docs.google.com/c/u/0/ui/ContactManager“ 주소로 들어갑니다. 그룹 목록과 주소록, 그리고 상세정보를 한 눈에 불 수 있어 기존 주소록보다 사용하기 편리합니다. 필진은 이 화면을 북마크해 사용하길 권장합니다.
(1) 연락처 등록과 편집
새 연락처를 등록할 때 일반적으로 PC 또는 스마트 기기에서 연락처를 추가합니다. 기존 연락처를 수정하거나 삭제하는 것도 마찬가지입니다. 구글 주소록은 PC나 스마트 기기, 어디에 등록을 하든 항상 클라우드에 저장되며 동기화 됩니다.
주소록은 스마트 기기에서 더 많이 활용되므로 스마트폰에 최적화 되도록 연락처를 등록하거나 편집하는 방법을 알아보겠습니다.
․ 주소록에서 “새 연락처”를 추가하거나 기존 연락처를 선택하여 편집으로 들어갑니다.
<새 연락처 추가>
․ “이름” 입력란에 바로 이름을 입력하지 않고 입력란 오른쪽에 ...을 눌러 “세부정보“ 화면으로 들어갑니다. ”세부정보“ 입력 화면에서 “이름”란에 이름(홍길동) 전체를, “접미사”란에 호칭(“OO기업 대표”처럼 스마트폰에 표시되길 원하는 내용)을 넣습니다. 이름은 성과 이름을 구분하지 않고 입력합니다. (이름과 성을 구분하면 경우에 따라 이름+성(길동 홍), 성+이름(홍 길동)이 혼동되어 표현될 수 있습니다)
<새 연락처 이름추가>
․ “접미사“란 그 사람을 부를 호칭이며 입력 시 맨 앞에 공백(띄어쓰기)을 한 칸 넣어줍니다. 공백이 없으면 한 단어처럼 붙어 보이며(홍길동OO기업 대표), 공백이 있으면 띄어쓰기가 되어 보기에 좋습니다.(홍길동 OO기업 대표).
이렇게 접미사를 넣으면 스마트폰에 전화 수신 시 “홍길동 OO기업 대표”라는 발신자표시가 나타납니다.
․ 구글 앱스에서는 “접미사”라고 표시되는데 이것이 스마트폰(안드로이드, iOS 모두)에서는 "호칭"이라는 이름입니다.
․ 구글 주소록 화면에서 "추가기능"으로 "직책과 회사, "닉네임" 등 여러 가지 항목을 추가해 입력할 수 있으나 "추가기능" 입력은 단순한 구분을 위한 것으로 전화를 걸거나 받을 때 표시되지는 않습니다. 그래서 "접미사"(스마트폰에서 "호칭")를 활용하는 것입니다.
<접미사>
․ 연락처와 관련된 메모를 넣어 두면 메모 안에 내용도 모두 검색할 수 있습니다.
․ 이름 우측에 “연결된 프로필”은 ‘구글 플러스’ 사용자끼리 상대의 프로필을 연결해 주는 기능입니다.
․ 구글 주소록은 별도의 “저장” 버튼이 없습니다. 입력/수정이 완료되는 순간 자동 저장됩니다.
<연락처 메모>
(2) 그룹관리
구글 주소록은 연락처를 그룹으로 묶어 관리할 수 있습니다. 그리고 그룹의 중복도 허용합니다. 그러니까 홍길동이 영업부 그룹이기도 하고 볼링 동호회원이기도 하다면 두 개의 그룹에 모두 해당되도록 중복해 그룹핑을 할 수 있습니다.
․ 내 주소록 : 제일 상단에 위치한 “내 주소록”은 모든 연락처가 저장되어 있는 하나의 대표 그룹입니다. 주소록 목록에서 상세 연락처를 보거나 연락처 목록에 체크박스를 클릭하면 그룹을 지정할 수 있는 메뉴가 나타납니다.
<그룹지정>
․ 새 그룹 생성 : 좌측 내 주소록 목록 아래 “새 그룹”을 클릭합니다. 그룹 이름을 넣으면 새 그룹이 생성됩니다.
<새 그룹 생성>
․ 기존그룹 이름 바꾸기 : “그룹 > 더보기 > 그룹 이름 바꾸기”에서 다른 이름을 넣습니다.
․ 기존그룹 삭제 : “그룹 > 더보기 > 그룹 삭제”를 클릭합니다.
<그룹 이름 바꾸기>
․ 연락처를 그룹에 넣기 : 그룹에 넣을 연락처를 선택(상세보기 또는 체크박스 클릭)하고 그룹 메뉴에서 해당 연락처가 소속될 그룹을 체크(중복도 가능)합니다. 아니면 그룹을 먼저 선택한 뒤 해당 그룹에 “추가” 메뉴를 클릭해 직접 이름을 써서 추가 할 수 있습니다.
<연락처를 그룹에 넣기>
․ 그룹 전체 메일 보내기 : “그룹 > 전체 선택박스 체크 > 이메일” 버튼을 클릭합니다. 또는 “편지쓰기” 버튼을 누르면 메일 작성창이 뜨는데 “받는사람”을 클릭하면 그룹을 선택해 그룹메일을 보낼 수 있습니다.
․ 그룹 전체 문자 보내기 : 안드로이드 스마트폰의 주소록은 구글 앱스 계정과 동기화 할 경우, 구글 주소록에서 만든 그룹을 그대로 보여줍니다. “스마트폰 > 주소록 > 그룹” 메뉴에서 그룹을 선택해 이메일 또는 문자메시지를 한꺼번에 보낼 수 있습니다.(iOS 아이폰은 그룹을 지원하지 않습니다.)
(3) 공유 주소록
구글 앱스의 주소록 공유를 위해 사용자가 아닌 별도의 공유계정이 하나 필요합니다. 어느 특정 사용자의 주소록을 공유하면 그 사용자의 개인 연락처까지 모두 공유되기 때문에, 조직(회사)의 업무 연락처를 만들고 구성원들이 공유해서 사용하기 위해서는 별도의 공유계정이 필요한 것입니다. 필진은 구글 앱스의 관리자(admin) 계정의 주소록에 모든 업무관련 주소록을 넣어두고 이것을 구성원 전체가 공유할 것을 권장합니다.
공유한 사용자가 주소록을 갱신할 경우 다른 공유 사용자들도 새롭게 갱신된 정보를 보게 되므로 항상 최신의 업무 연락처를 확인할 수 있습니다. 다만 공유된 사용자들 누구나 공유 주소록을 갱신하거나 삭제할 수 있으므로 주의해야 합니다.
․ “admin 계정 로그인 > 주소록”
․ “내주소록”을 클릭하고 “더보기 > 위임 설정 관리” 선택
<위임 설정 관리>
공유 설정 화면에서 공유 대상자를 선택합니다.
․ 공유할 사람을 추가하고 “이메일 알림 보내기”를 체크합니다. 사용자에게 주소록이 공유되었음을 이메일로 알릴 수 있습니다. “나에게 메일 사본 보내기”를 체크하면 공유된 사용자에게 보내는 알림 메일을 나에게도 보내 메일이 잘 전송되었다는 것을 확인 할 수 있습니다.
․ 공유할 사람을 모두 정했으면 “공유 저장” 및 “완료”를 클릭합니다.
․ 주소록 공유는 조직(회사) 내부 사용자만 가능합니다.(외부 개인 지메일 공유 불가)
<연락처의 공유설정>
이렇게 공유한 뒤 사용자 계정으로 로그인 하면 ‘내 주소록’ 아래 “위임된 주소록” 이라는 항목이 나타납니다. 이 주소록에 연락처를 수정하면 admin 계정의 연락처(전체 공유된 연락처)가 함께 수정됩니다.
다른 사용자의 주소록을 또 공유하면 “위임된 주소록“ 목록에 그 사람 이름의 주소록이 추가되어 나타납니다. 다만 공유할 때에는 주소록 전체를 공유할 수 있을 뿐 특정 연락처나 그룹만 공유할 수는 없습니다.
(4) 주소록 검색
주소가 많아지면 이름이 생각나지 않더라도 다양한 정보로 검색이 가능해야 할 것입니다. 좀 더 쉽고 정확하게 검색하기 위한 방법을 알아보겠습니다.
문자의 중간(안녕하세요 -> 녕하세)은 검색이 될 때도 있고 안 될 때도 있습니다. 따라서 검색을 위해 정확한 띄워 쓰기가 필요합니다. 전화번호는 ‘0109173...’ 이렇게 붙여 쓰지 말고 ‘010-9173-..’ 이렇게 구분하고 소프트웨어산업협회에서 “산업협회”로 검색되길 원한다면 “소프트웨어 산업협회”로 띄워 써야 합니다.
이름의 모든 항목(성, 이름, 접미사 등) 및 본문 내용은 물론 심지어 ‘메모’ 란에 쓴 내용도 모두 검색됩니다. 다만 위에서 언급한 것처럼 문자, 숫자의 일부는 검색이 잘 안될 수 있습니다.
<검색결과 화면>
<구글 앱스 업무 할용, 2013.11, 디지털북스, 김동호 권순옥 서명석 김재문 이현석 저>
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