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구글앱스로 강소기업만들기

IV-1. 구글 캘린더는 다중 캘린더입니다. 1) 캘린더 화면설명 IV-1. 구글 캘린더는 다중 캘린더입니다.캘린더는 특정 주제를 가진 일정의 집합이며, 공유의 기본단위입니다. 손쉽게 일정을 등록하고 수정하며 자유로운 공유를 통해 조직의 일정을 효율적으로 관리할 수 있습니다. 본 장에서 이야기하는 “캘린더”는 구글 앱스의 서비스 단위인 “캘린더 서비스”가 아닌, “구글 캘린더” 내의 하나의 주제를 가진 일정의 집합을 뜻합니다.(구글 앱스의 서비스인 지메일, 캘린더, 드라이브... 중에 캘린더가 아니라 일정(달력)을 등록하는 캘린더 자체를 의미함)구글 캘린더를 이해하기 위해서는 구글 캘린더가 다중캘린더라는 것을 이해해야 합니다. 회사의 전체 캘린더, 개인 캘린더, 부서 캘린더, 프로젝트 그룹 캘린더 등 다양한 주제를 가진 “캘린더”를 공유하거나 구독하는 것으로 여러 가지.. 더보기
IV. 캘린더 : 개인일정과 업무일정을 통합 관리합니다. IV. 캘린더 : 개인일정과 업무일정을 통합 관리합니다. 구글 캘린더로 나와, 내가 속한 조직의 일정을 편리하게 공유하고 관리할 수 있습니다. 구글 캘린더는 클라우드 서비스로 장소와 기기의 제한 없이 언제나 편리하게 일정을 관리하고 공유할 수 있는 구글 앱스의 대표적 서비스입니다. 이번 장에서는 구글 캘린더의 개념을 이해하고 다양한 활용 방법을 살펴보겠습니다. ․ 손쉬운 일정관리와 호환성구글 캘린더는 손쉽게 일정을 관리할 수 있으며, 다양한 스마트 기기와 동기화되고, 여러 가지의 캘린더 앱을 사용할 수 있습니다. 하나의 일정을 PC, 모바일, 수첩, 탁상달력에 여러 번 기록해야했던 불편함, 시간낭비를 줄이고 효율적인 일정관리를 가능하게 합니다. ․ 효율적인 다중캘린더와 공유기능구글 캘린더는 개인의 일정 .. 더보기
III-5. 모든 연락처를 구글 주소록으로 통합하세요. 1) 구글 주소록, 어떻게 사용하나요? III-5. 모든 연락처를 구글 주소록으로 통합하세요. 업무 연락처는 물론 개인 연락처도 구글 앱스 계정의 주소록으로 통합하여 사용하는 것이 바람직합니다. 스마트폰의 주소록은 누군가 지금까지 살아오며 쌓아온 자신의 주요 인맥일 것입니다. 또한 개인적인 연락처이면서 동시에 업무용 대외 연락처를 포함하고 있습니다. 자신의 모든 연락처를 스마트폰에만 가지고 있는 사람, 별도의 엑셀파일로 관리하고 있는 사람, 혹은 포털 사이트의 주소록과 동기화 하는 사람도 있습니다. 그러나 이제부터는 구글 주소록으로 모두 옮겨와 구글 주소록에서 관리하는 것을 권장합니다. 구글 주소록은 개인적이든 기업의 업무용이든, 스마트기기에서든 PC에서든, 다양한 다른 서비스(지메일, 그룹스, 전화, 캘린더 등)과 연동되며 통합적으로 사용할.. 더보기
여러 부서의 휴가신청서 제출 및 메일승인 구글앱스로 강소기업만들기 팀의 교육을 완료한 기업의 질문과 해결과정을 블로그를 통해 공개합니다. 이 글을 읽기 전에 구글 스크립트를 활용한 회사 공용자원 신청하기 관련 포스팅을 꼭 참고하시길 바랍니다. 2013/11/24 - [구글앱스/구글드라이브_독스] - 양식과 스크립트를 활용한 공용자원관리 질문 : 지난 교육 시 알려주신대로 구글 양식 및 스크립트를 활용하여 휴가신청절차를 완성하였습니다. 그런데 각 부서별 승인자가 달라서 부서별 승인자에게 휴가신청메일을 보내되, 하나의 데이터파일로 수집하였으면 하는데 방법이 없을까요? 질문해설 : 양식과 스크립트를 활용하여 휴가신청을 할 수 있습니다. 이 때 양식의 기본 기능에는 응답 발생시 메일 알람을 할 수가 없습니다. 이를 스크립트를 사용하여 신청자에게는 신청.. 더보기
양식과 스크립트를 활용한 공용자원관리 구글 드라이브의 양식과 스크립트를 활용하여 회사의 공용자원 사용을 신청하는 방법을 소개합니다. 아래의 프로세스를 실행하기 위한 준비사항에 대해 알려드리도록 하겠습니다. 1. 드라이브 양식(form)으로 공용자원(차량, 회의실) 이용 신청을 합니다.2. 신청이 접수되면 신청내용은 별도의 파일에 저장되고, 동시에 공용자원관리담당자에게 이메일로 통보됩니다.3. 담당자는 신청 내용을 이메일로 확인 가능하므로, 신청결과 파일을 열어보지 않아도 됩니다. 먼저 신청양식을 작성합니다. 1) 신청양식 작성 · 구글 "드라이브 > 만들기 > 양식"을 클릭합니다. · 양식의 제목은 “공용자원 신청서”로 하며, 조직 내 로그인 후 사용하도록 체크하고, 응답자 정보를 자동 수집하도록 체크합니다. · 양식에 대한 설명을 자세하게.. 더보기
III-4. 네이버메일, 한메일도 모두 지메일에서 확인하세요. 1) 지메일로 외부메일 가져오기 III-4. 네이버메일, 한메일도 모두 지메일에서 확인하세요. 다른 포털 이메일을 ‘지메일’에서 통합관리 할 수 있습니다. 다른 이메일 업체의 계정을 오래 사용해 왔다면, 구글 앱스 계정의 지메일로 전환하기 전에 많은 고민을 하게 됩니다. 주변에 새 이메일 주소를 알려야 하는 문제부터 사용하던 웹사이트마다 이메일 기록을 변경해야 하는 문제가 발생합니다.구글 지메일은 외부메일(네이버 메일, 한메일, 익스체인지 등)을 가져와 지메일 화면에서 통합적으로 관리할 수 있는 기능을 제공합니다. 지메일은 간편하게 외부메일을 가져올 수 있으며 수신량에 따라 외부메일을 가져오는 주기가 지능적으로 조절됩니다.지메일 자체가 아웃룩 같은 이메일 클라이언트로써의 기능(외부메일 계정을 자유롭게 연결해 내 편지함에서 볼 수 있는 .. 더보기
III-3. 내 편지함, 라벨과 필터링으로 정리하세요. 3) 필터링, 메일을 자동으로 분류하세요. III-3. 내 편지함, 라벨과 필터링으로 정리하세요. 1) 라벨, 중요한 메일부터 확인하세요. 2) 받은 메일은 모두 보관됩니다. 3) 필터링, 메일을 자동으로 분류하세요. (1) 필터링이란필터링은 수신되는 메일 중 특정 계정, 특정 키워드가 포함되면 자동으로 라벨을 붙이거나 분류를 해 주는 기능입니다. 필터는 “지메일 > 환경설정 > 필터”에서 “새 필터 만들기”를 클릭하면 만들 수 있습니다. 필터링 기능은 수신되는 메일 중 보낸사람, 받는사람, 제목, 포함하는 단어, 제외하는 단어, 첨부파일의 유무 등과 같은 조건을 만들고, 그 조건에 해당하는 메일이 있으면 자동으로 다음과 같은 이벤트를 취하게 합니다. ․ 받은편지함 건너뛰기(보관) : 메일이 도착하는 즉시 받은편지함이 아닌 전체보관함, 라벨편지함.. 더보기
III-3. 내 편지함, 라벨과 필터링으로 정리하세요. 2) 받은 메일은 모두 보관됩니다. III-3. 내 편지함, 라벨과 필터링으로 정리하세요. 1) 라벨, 중요한 메일부터 확인하세요. 2) 받은 메일은 모두 보관됩니다.지메일은 기본적으로 모두 “전체보관함”에 보관됩니다. 이 전체 보관된 메일에 각각의 라벨을 붙여놓은 것이 개별 라벨 편지함에 보이는 것입니다.업무와 관련된 메일이라면 더 이상 확인 할 일이 없다 하더라도 삭제할 필요가 없습니다.(지메일 용량은 충분합니다) 물론 업무와 관련이 없거나, 전혀 보관의 필요성이 없는 1회성 메일이라면, 삭제해야 합니다. 그러나 후에 찾아봐야 한다거나, 보존의 필요성이 있는 업무메일이라면 보관처리 하는 것이 바람직합니다. 받은편지함에 온 메일은 라벨을 붙인 뒤 상단의 메뉴에서 “보관처리” 아이콘(폴더표시 안에 아래화살표 그림)를 클릭하면 받은편지함에서.. 더보기
III-3. 내 편지함, 라벨과 필터링으로 정리하세요. 1) 라벨, 중요한 메일부터 확인하세요. III-3. 내 편지함, 라벨과 필터링으로 정리하세요. 지메일 정리의 시작과 끝, 라벨과 필터링을 통해 메일을 효율적으로 사용할 수 있습니다. 지메일에는 자동으로 설정되어 있는 기본편지함(받은편지함, 별표편지함, 중요편지함, 보낸편지함, 임시보관함)과 라벨설정을 통한 사용자 지정 편지함으로 구분됩니다. 라벨과 필터링을 통하여 메일을 분류할 수 있는 기능이 있습니다. 메일을 주고받다 보면, 주제나 키워드별로 정리해야 할 일이 생깁니다. 라벨과 필터링 기능을 사용하면 보다 편리하게 분류할 수 있습니다.메일을 어떻게 분류하느냐에 따라서 업무효율은 크게 차이가 날 수 있습니다. 잘 정리된 라벨과 필터링은, ‘받은편지함’ 한 군데로 수신된 이메일 전체를 매일 확인하고 개별적으로 분류하는 것보다 매우 효율적이며 메.. 더보기
III-2 지메일 어떻게 사용하나요? Q&A III-2 지메일 어떻게 사용하나요? Q1. 방금 보낸 이메일을 ‘취소’하고 싶은데요?A. 이메일을 전송하자마자 ‘아차! 첨부파일’ 하고 파일 첨부를 깜박 할 때가 있습니다. 또는 메일을 전송하고 금방 후회해 보낸 메일을 취소하고 싶을 때도 있습니다. 그래서 메일을 보내고 일정 시간 후에 발송될 수 있도록 설정 할 수 있습니다. 이 기능은 지메일 “환경설정>실험실” 메뉴에서 “보내기 취소” 기능을 사용하면 됩니다. 보낼 시간(5초부터 최대 30초)을 늦추는 설정은 지메일 “환경설정>기본설정”에서 할 수 있습니다. 하지만 최대 설정값인 30초가 지나면 메일이 전송됩니다. 전송하기 전에 꼭 다시 확인하는 습관이 가장 좋겠지요? Q2. 스마트폰으로도 주소록 그룹에 단체 메일이나 단체 문자메시지를 보낼 수 있나.. 더보기