III-3. 내 편지함, 라벨과 필터링으로 정리하세요. 1) 라벨, 중요한 메일부터 확인하세요.

III-3. 내 편지함, 라벨과 필터링으로 정리하세요. 

지메일 정리의 시작과 끝, 라벨과 필터링을 통해 메일을 효율적으로 사용할 수 있습니다. 

지메일에는 자동으로 설정되어 있는 기본편지함(받은편지함, 별표편지함, 중요편지함, 보낸편지함, 임시보관함)과 라벨설정을 통한 사용자 지정 편지함으로 구분됩니다. 라벨과 필터링을 통하여 메일을 분류할 수 있는 기능이 있습니다. 메일을 주고받다 보면, 주제나 키워드별로 정리해야 할 일이 생깁니다. 라벨과 필터링 기능을 사용하면 보다 편리하게 분류할 수 있습니다.

메일을 어떻게 분류하느냐에 따라서 업무효율은 크게 차이가 날 수 있습니다. 잘 정리된 라벨과 필터링은, ‘받은편지함’ 한 군데로 수신된 이메일 전체를 매일 확인하고 개별적으로 분류하는 것보다 매우 효율적이며 메일을 정리하는데 소요되는 시간을 줄일 수 있습니다. 

필진이 강조하는 방법은 지메일의 ‘받은편지함’을 항상 깨끗하게 비워두는 것입니다. 이메일을 처음 받았을 때 할 일은 그 메일의 확인이 아니라 분류(라벨)에 따른 정리(필터링)입니다. 업무와 관련된 메일은 그 중요도에 따라 라벨에 자동 분류되도록 필터링을 해 놓으면 애초에 메일이 받은편지함으로 오지 않고 해당 라벨로 들어가게 할 수 있습니다. 나머지 비업무 메일도 필터링을 통해 한 번만 정리해 놓으면 받은편지함에 메일이 없고 각각의 라벨별로 메일이 도착하게 됩니다. 

이렇게 하는 이유는 나에게 오는 모든 메일을 오는 순서대로 확인하는 것이 매우 비효율적이기 때문입니다. 메일은 중요한 메일 순서대로 확인해야 합니다. 따라서 중요 업무메일 라벨에 있는 메일부터 확인하고 순차적으로 중요성이 떨어지는 메일들을 확인하는 것입니다. 업무시간에 쓸데없는 메일을 모두 보느라 시간을 허비하지 않는 것, 스마트하게 일하는 방법입니다.

 1) 라벨, 중요한 메일부터 확인하세요. 

   (1) 라벨

라벨은 각 메일에 분류를 위한 이름표를 붙여 관리하는 기능입니다. 일반적으로 분류 폴더를 만들어 놓고 폴더별로 이메일을 따로 저장하는 방식은 아닙니다. 

지메일은 스팸처리를 하거나 삭제하지 않는 한 모두 ‘보관’됩니다. 이 보관되는 이메일을 분류하기 위해 메일마다 이름표, 즉 라벨을 붙여놓는 방식입니다. 종이서류를 관리할 때 교육 사업에 관련된 서류는 “교육사업”이라는 라벨을 만들어 맨 앞장에 붙여놓고 “교육사업”이라는 서류철을 만들어 보관하는 것과 같은 방식입니다. 

라벨을 붙이는 방식은 아주 쉽습니다. 해당 메일을 선택(체크박스)하고 왼쪽 메뉴 중 라벨을 드래그 하여 선택된 메일 위에 올려두면 간단히 라벨 구분이 완료됩니다. 

<라벨링이 완료된 메일>

  ․ 메일별로 라벨 분류를 마친 상태 : 메일별로 라벨표시가 되어 있음을 확인할 수 있습니다. 

왼쪽 하단 라벨 중 “교육사업”라벨을 클릭하면, “교육사업” 라벨이 붙여진 메일만 보이게 됩니다. 상단 검색창에 “label : 교육사업” 이라는 표기가 되고, 해당 메일에 붙여진 다른 라벨이 함께 표기됩니다. 라벨은 여러 개를 붙일 수 있으며 아래 그림의 두 번째 메일을 보면 “교육사업”라벨이 함께 표기되어 있음을 알 수 있습니다.

라벨을 여러 개 붙일 수 있다는 것은 하나의 메일을 중복해서 분류할 수 있다는 것입니다. 즉, 어느 메일은 ‘영업1부’ 메일이고 동시에 ‘중요업무’ 메일 일 수 있습니다. 

아래 화면에서 보듯 “받은편지함”도 일종의 라벨입니다. 처음 메일을 받을 때 “받은편지함” 라벨을 붙이기 때문에 “받은편지함”’에 있는 것입니다. 다만 “받은편지함”에서는 라벨 이름을 보여주지는 않습니다. 만일 처음 메일을 받을 때 “받은편지함” 라벨을 붙이지 않고 바로 사용자가 지정한 라벨을 붙이도록 필터링 하면 “받은편지함”이 아닌 해당 라벨로 바로 메일이 들어오게 됩니다.

<출판라벨 표기된 메일>

  (2) 라벨관리

“환경설정 > 라벨”에서 라벨을 관리할 수 있습니다. 환경설정의 “라벨”메뉴를 클릭하면 “시스템 라벨”과 “서클”, “라벨”로 구분됩니다. 각각의 라벨은 표시, 또는 숨기기를 선택할 수 있습니다. “시스템 라벨“은 삭제나 추가가 되지 않습니다. 

“서클” 메뉴는 구글 플러스의 기능으로서 “VII 행아웃”에서 활용되지만 라벨관리에서 사용할 필요는 없습니다. 따라서 모두 숨기기 하면 됩니다.

맨 아래 라벨 메뉴에서 “새 라벨”을 만들거나 수정 또는 삭제할 수 있습니다. 자유롭게 관리가 가능하며, 자신이 주로 쓰는 주제, 또는 프로젝트별로 구분하면 효과적으로 메일관리를 할 수 있습니다. 

<환경설정 라벨관리>

  (3) 새 라벨 만들기

“새 라벨 만들기”를 클릭합니다. 라벨의 이름을 쓰고, 상위 라벨을 선택할 수도 있습니다. 예를 들어 현재 “영업”이라는 라벨이 있고, “영업1부” 라는 라벨을 “영업” 라벨 아래 하위 라벨로 추가로 만들고 싶다면 새 라벨 만들기를 클릭하고 “영업1부”라는 이름을 붙입니다. 그리고 상위 라벨 선택을 체크한 후 “영업” 라벨을 선택하고 확인 버튼을 누르면 “영업”라벨 아래 “영업1부”라는 하위 라벨이 생성됩니다.

<하위 라벨 만들기>

<하위 라벨 생성확인>

  (4) 라벨의 활용 

라벨은 중요도에 따라 순서대로 만드는 것을 권장합니다. 그리고 라벨 이름 앞에 번호를 정해 입력합니다. 라벨은 기본적으로 가나다 순으로 정렬되므로 번호를 붙여야 원하는 순서대로 정렬될 수 있습니다. 즉, 가장 중요한 순서대로  “1. 업무_중요”, “2. 업무_일반”, “3. 업무_협조”, “4. 개인” 메일 순으로 라벨을 만들면 라벨의 순서가 곧 먼저 확인해야 할 메일 순서가 될 수 있습니다.