III-3. 내 편지함, 라벨과 필터링으로 정리하세요. 3) 필터링, 메일을 자동으로 분류하세요.

III-3. 내 편지함, 라벨과 필터링으로 정리하세요. 

 1) 라벨, 중요한 메일부터 확인하세요. 

 2) 받은 메일은 모두 보관됩니다.

 3) 필터링, 메일을 자동으로 분류하세요. 

 (1) 필터링이란

필터링은 수신되는 메일 중 특정 계정, 특정 키워드가 포함되면 자동으로 라벨을 붙이거나 분류를 해 주는 기능입니다. 

필터는 “지메일 > 환경설정 > 필터”에서 “새 필터 만들기”를 클릭하면 만들 수 있습니다.

필터링 기능은 수신되는 메일 중 보낸사람, 받는사람, 제목, 포함하는 단어, 제외하는 단어, 첨부파일의 유무 등과 같은 조건을 만들고, 그 조건에 해당하는 메일이 있으면 자동으로 다음과 같은 이벤트를 취하게 합니다. 

  ․ 받은편지함 건너뛰기(보관) : 메일이 도착하는 즉시 받은편지함이 아닌 전체보관함, 라벨편지함 등으로 이동할 수 있습니다. 이메일을 라벨로 분류할 때 이 기능을 꼭 체크해 불필요하게 받은 편지함이 늘어나지 않도록 합니다.

  ․ 읽은 상태로 표시 : 조건에 맞는 메일이라면, 읽지 않은 메일을 읽은 상태로 표시합니다.

  ․ 별표 표시 : 조건에 맞는 메일이라면, 중요 메일표시인 별표 표시되고 별표편지함에서 확인할 수 있습니다.

  ․ 라벨 적용 : 조건에 맞는 메일이라면, 특정 라벨을 지정하여 라벨을 붙일 수 있습니다. 주요 메일을 라벨별로 분류하며, 동시에 맨 위에 있는 받은 편지함 건너뛰기를 체크하면 바로 라벨 편지함으로 분류됩니다.

  ․ 전달 : 조건에 맞는 메일이라면, 사전 지정해 둔 이메일로 전달합니다.

  ․ 삭제 : 조건에 맞는 메일이라면, 해당 메일을 삭제 합니다.

  ․ 스팸아님 : 조건에 맞는 메일이라면, 혹시 있을지 모를 스팸함으로 수신되는 것을 방지합니다.

  ․ 항상 중요한 메일로 표시 : 조건에 맞는 메일이라면, 중요메일로 표시되고 중요편지함에서 확인할 수 있습니다.

  ․ 절대 중요한 메일로 표시 안 함 : 조건에 맞는 메일이라면, 중요메일 표시에서 제외합니다.

<필터링 생성>

<필터를 통한 이벤트 적용>

 (2) 유사한 메일 필터링

메일을 이미 받은 뒤에도 라벨을 쉽게 분류해주는 기능이 바로 ‘유사한 메일 필터링’입니다. 필터링하려는 메일을 선택(체크) 한 뒤 “추가작업 > 유사한 메일 필터링”을 선택합니다.

<유사한 메일 필터링>

  ․ 필터 지정은 보낸사람, 받는사람, 제목, 포함하는 단어, 제외할 단어를 통해 자신의 원하는 필터링 기능을 적용 할 수 있습니다.

<필터지정>

“이 검색 기준으로 필터 만들기”를 클릭하면 받은편지함 건너뛰기, 읽은 상태로 표시, 별표표시, 라벨 적용, 삭제 등을 선택할 수 있습니다. 

  ․ “받은편지함 건너뛰기”를 선택합니다. 앞으로 선택한 메일이 다시 올 경우 받은편지함을 건너뛰고 바로 라벨로 분류할 것입니다. 받은편지함을 건너 뛰어도 모든 메일은 전체보관함에 보관되어 확인 할 수 있습니다.

  ․ “라벨 적용”에 체크합니다. 라벨은 이미 지정된 라벨을 선택 할 수 있고, 새로 만들기 또한 가능합니다. 

  ․ “일치하는 O개의 대회에도 필터 적용”을 체크합니다. 현재 선택한 이메일에 바로 적용됩니다.

<업무2라벨적용> 

화면에서는 “업무2” 라벨에 필터가 적용된 메일이 쌓이게 됩니다.

<업무2라벨확인>

 (3) 필터링의 활용

지금까지 메일을 확인하는 방식이 ‘받은편지함’에 메일을 모두 순서대로 확인하는 방식이었다면, 앞으로는 ‘중요한 메일’부터 확인하기 바랍니다. 따라서 모든 수신 메일을 필터링하길 권장합니다. 중요 메일은 중요 메일대로 중요 라벨에(받은편지함을 건너뛰고) 바로 들어갈 수 있게 필터링 합니다. 또한 뉴스레터, 쇼핑, 긴급하지 않은 정보 등은 모두 해당 라벨로 필터링하여 받은편지함으로 들어오지 않도록 합니다. 이메일을 확인하는 방법은 중요한 메일(중요 라벨) 먼저 확인해야 합니다. 따라서 받은편지함에 섞여 있는 모든 메일은 필터링으로 정리되고 항상 받은편지함에 메일이 남아있지 않도록 지속적으로 관리합니다.

이렇게 해야 메일의 중요도에 따라 먼저 확인하고 처리할 수 있으며, 쓸데없는 메일을 확인하느라 시간을 허비하지 않게 됩니다.

앞으로 나올 캘린더, 드라이브, 그룹스를 제대로 활용하게 되면 지금보다 훨씬 많은 업무 메일을 받게 됩니다. 따라서 처음부터 메일의 중요성에 따라 제대로 정리하지 못한다면 무엇이 긴급하고 중요한 메일인지 구분하지 못하며 수 많은 메일에 묻혀 놓치게 됩니다.

업무 소통의 중심이 메일이 되는 만큼 정확한 메일 분류는 업무의 효율을 높이고 시간을 아껴 줄 것입니다.