III-1. 왜 지메일인가요? 2) 지메일의 특징 및 장단점

이 글은 구글앱스로 강소기업만들기 (http://googlesmw.tistory.com)에 동시게재됩니다. 

중소기업의 스마트워크에 관련된 더 많은 글과 정보는 위의 블로그를 참조하세요. 

III-1. 왜 지메일인가요? 

1) 지메일을 소개합니다. 

2) 지메일의 특징 및 장단점

  (1) 스레드 방식

스마트폰으로 문자 메시지나 카카오톡을 주고받을 때 그 대화 상대와 처음부터 주고받았던 내용만 모두 묶어서 보여주게 됩니다. 과거에 피쳐폰으로 문자를 주고받았을 때나 일반적인 이메일을 주고받을 경우 무조건 ‘시간 순서대로 나열’해 주던 방식을, ‘주고받은 사람’을 중심으로 묶어 주는 방식입니다. 이러한 방식을 스레드 방식이라 합니다.

지메일은 상대와 주고받은 메일을 대화형식으로 한 군데 묶어서 보여주는 스레드 방식을 기본으로 하고 있습니다. 다만, 지메일의 스레드 방식은 스마트폰의 문자메시지처럼 특정인과의 대화가 아닌, 하나의 주제(제목)를 가진 메일을 기준으로 답장과 전달 등의 방식으로 주고받은 것을 모두 묶어줍니다. 예를 들면, “A프로젝트의 제안입니다” 라는 제목의 메일을 보내고, 그에 대한 답변메일을 김oo대리와 박oo과장이 보내오면 최초 보냈던 메일과 두 개의 답장이 하나로 묶여서 보여 지는 형태입니다. 즉, 지메일의 스레드 방식은 ‘하나의 주제(제목)를 가진 메일들의 묶음’이라고 할 수 있습니다.

스레드 방식의 메일을 처음 사용할 때에는 조금 혼란스러울 수 있습니다. 스레드 방식을 해제하고 무조건 시간 순서대로 메일 전체를 나열할 수도 있지만 필진은 가급적 스레드 방식에 익숙해 질 것을 권장합니다. 이메일로 업무의 흐름을 한눈에 파악하고 처리할 수 있기 때문입니다.

<스레드 방식으로 묶인 메일>

<스레드 방식으로 보는 메일>

  (2) 강력한 검색

구글의 검색 기능이 막강하다는 것은 이미 정평이 나 있습니다. 지메일은 당연히 보낸 사람, 받는 사람은 물론 , 메일에 포함되어 있는 모든 내용을 검색을 할 수 있을 뿐만 아니라 메일에 첨부된 파일명으로도 가능합니다.

지메일 검색창에 “size:”을 쓰고 뒤에 숫자와 용량 단위를 쓰면 그 보다 용량이 큰 메일을 모두 검색합니다. 예를 들면, “size:5MB” 이라고 치면 메일 용량이 5MB가 넘는 메일들만 검색합니다. 또한 일정 시간 이전의 메일을 모두 찾고 싶을 때 검색창에 “older_than:" 뒤에 숫자와 시간 단위를 써 주면 그 시간 단위 이전 메일을 모두 검색합니다. ”older_than:1y“ 라고 검색하면 1년 이상 된 메일만, ”older_than:5m“ 이라고 치면 5개월 이전 메일만 검색합니다.

지메일에 포함된 첨부파일 내부에 텍스트도 검색이 가능합니다. 검색창에 "has:attachment"을 쓰고 원하는 단어(영문이나 숫자)를 입력하면 첨부파일 내에 해당 단어가 들어간 메일을 검색합니다. 한글검색은 지원하지 않으며 엑셀, 프리젠테이션, PDF, 텍스트 문서 등에서 검색합니다. 

<상세검색>

  (3) 다양한 단축키

컴퓨터를 잘 다루는 사람일수록 마우스보다는 키보드 단축키를 잘 사용합니다. 단축키를 익혀두면 업무 속도가 훨씬 빨라지기 때문입니다. 가장 쉽게 사용하는 단축키인 복사(Ctrl+C)와 붙여넣기(Ctrl+V)를 마우스로 사용할 경우 몇 배의 시간이 더 걸릴 수 있습니다.

지메일에서도 자주 사용하는 기능을 단축키로 익혀둘 필요가 있습니다. 

단축키를 사용하려면 지메일 “환경설정> 기본설정”에서 먼저 “키보드 단축키 사용” 기능을 활성화 시킵니다. 메일을 확인하고 답장을 써야 할 때는 ‘R’, 전체답장은 ‘Shift+a’, 전달은 ‘Shift+f’, 그냥 새로운 편지를 작성하려면 ‘C’, 삭제는 ‘#’입니다. 메일을 작성하는 창에서 보내기는 ‘Ctrl+Enter’입니다. 단축키가 궁금할 때는 ‘Shift+?’ 하면 단축키 목록을 볼 수 있습니다.

지메일 “환경설정 > 실험실” 메뉴로 가면 “사용자 지정 단축키” 기능을 추가할 수 있습니다. “사용자 지정 단축키” 설정(사용자 정의)은 지메일 “환경설정 > 기본설정”에서 할 수 있습니다.

<지메일 단축키>

  (4) 지메일 오프라인 

크롬의 확장기능(크롬에서 사용할 수 있는 추가 설치 프로그램)을 이용해 지메일의 다양한 기능을 이용할 수 있습니다.

온라인 서비스인 지메일을 오프라인에서도 볼 수 있고 메일을 작성할 수 있으며, 이 때 메일을 작성하면 온라인이 연결될 때 자동으로 보내지게 됩니다. “지메일 오프라인” 앱은 크롬 웹 스토어(chrome.google.com/webstore)에서 “지메일 오프라인”을 검색하고 “앱 실행”을 클릭하면 크롬 브라우저에서 오프라인용 지메일이 설치되며 열리게 됩니다. 

이 페이지를 크롬에 북마크하고 컴퓨터가 오프라인일 때 이 북마크를 클릭하면 지메일 화면이 나타나며 메일 확인이나 작성 등을 할 수 있습니다. 

<지메일 오프라인>

<지메일 오프라인 화면>

  (5) 지메일의 장점과 단점

지메일의 무료 개인 용량은 15G 정도로 국내에서 서비스되는 주요 메일 중 가장 큰 기본용량을 제공합니다. 구글 앱스의 경우 용량은 30G이며, 이 용량은 업무용 메일의 보관이 거의 무제한이라고 할 수 있습니다. 또한 어떤 메일보다 강력한 스팸 및 바이러스 차단 기능으로 스팸을 삭제하느라 보내는 시간 낭비를 최소화 할 수 있습니다.

지메일은 구글 주소록을 포함하고 있어 이름 몇 자 만으로 수신자를 넣을 수 있고 스마트 기기의 주소록과도 완벽하게 호환됩니다. 또 캘린더와 연동되어 일정을 지메일로 바로 공유할 수 있으며 그룹스와 연동되어 메일 계정이 삭제되어도 주요 업무 메일 기록을 남길 수 있습니다.

메일 작성창을 열어 놓은 상태에서 받은 메일을 확인할 수 있으며, 동시에 여러 개의 메일 작성창을 띄워놓고 작업할 수 있습니다.

  ․ 막강한 스팸필터링과 첨부파일의 바이러스 필터링

  ․ 빠르고 다양한 메일 검색

  ․ 웹과 스마트폰, 태블릿PC 등과 실시간 완벽한 호환 및 동기화

  ․ 라벨, 자동분류(필터링) 메일함을 이용해 메일을 보관, 관리

  ․ 대화형식으로 메일을 묶어주는 스레드 기능

  ․ 메일보안과 개인정보에 안전

  ․ 주소록, 할일, 캘린더, 그룹스, 드라이브 등 구글 앱스의 다른 서비스와 완벽한 호환

  ․ 외부메일 통합

  ․ 구글 드라이브를 이용하여 다운로드 기간 제한 없는 대용량 첨부파일(단일파일 최대 10GB)

  지메일의 가장 큰 단점으로는 수신 확인이 되지 않는다는 것입니다. 한메일처럼 서명 이미지 확인을 통해 수신을 확인하는 방법도 있으나 추천하지 않습니다. 이유는 수신자가 ‘이미지 보기’를 클릭하지 않았을 경우 메일을 읽어도 수신확인이 안되며, 포워딩을 한 경우 읽지 않았는데도 읽은 메일로 표시되는 등 정확한 수신확인이 되지 않기 때문입니다. 

  ․ 인터페이스가 익숙하지 않고 아웃룩에 비해 어려움

  ․ 메일을 받았는지 확인 불가

  ․ 실행화일(exe, bat 등)은 첨부 불가. zip으로 압축해도 불가(파일 확장자를 바꿔서 보낸 뒤 다시 바꿔서 사용해야 함)