III. 지메일과 주소록 : 업무소통의 중심입니다.

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III. 지메일과 주소록 : 업무소통의 중심입니다.

"모든 업무를 기록하고 소통하기 위한 첫 번째 도구, 이메일입니다."

중소기업에서 업무 소통의 첫 번째 도구는 이메일입니다.

많은 중소기업이 업무 소통과 자료 관리에 어려움을 느끼고 있습니다. 정확한 업무 전달과 기록을 위한 체계가 부족하여 구두 업무 지시와 임기응변식 업무 대응으로 비효율적으로 운영되는 경우가 많기 때문입니다. 이러한 비효율적인 업무는 시간과 자원의 낭비를 초래합니다. 필진은 ‘업무’가 전달되는 기본 방식을 전화나 구두로 지시/보고하는 방식이 아닌 ‘이메일’ 중심으로 전달하도록 권장합니다.

그렇다면 바로 옆에 앉아 있는 동료에게 직접 말로 하면 될 것을 굳이 이메일로 보내야 할까요? 

기존 업무 방식과 달라지는 점도 불편하고 오히려 시간을 낭비하는 일이라는 생각이 들 수도 있습니다. 물론 일이 바쁠 때 업무를 전달하는 입장에서는 전화나 직접 대면해서 이야기 하는 방식이 가장 쉽고 빠를 것입니다. 하지만 업무와 관련된 의사소통은 그 업무 못지않게 매우 중요한 일입니다. 따라서 오해를 줄이고, 동시에 여러 명에게 전달되어야 하며, 기록을 남겨 나중에 꼭 필요할 때 다시 찾을 수 있다는 것은 결코 시간 낭비가 아닙니다. 또한 어디서나 의견을 즉시 전달해야 하고, 피드백을 받아야 하는 점 등에서 업무 소통의 중심 도구는 이메일이 되어야 합니다.

이메일 중심 업무의 예를 들면, A과장이 이메일로 먼저 업무 지시사항을 B대리에게 보낸 뒤 설명이 필요할 경우 B대리를 직접 불러 자세한 설명을 해 주는 방식입니다. 만일 먼저 만나서 말로 업무 지시를 했더라도 다시 지시했던 사항의 요점을 정리해 이메일로 보냅니다. B대리는 지시사항을 완료하는 시점에 즉시 메일 회신으로 A과장에게 보고합니다. 

이러한 업무는 동시에 여러 명과도 일어납니다.

 한 명이라도 업무 전달과정에서 오해가 있거나 정확하지 않다면 시간과 자원의 낭비로 부터 자유로울 수 없습니다. 업무 소통은 전달자가 수행자에게 전달하는 것 뿐 아니라 상호 피드백을 지속적으로 반복하며 진행되는 과정이기 때문입니다. 스마트워크는 업무의 다양한 변수로부터 업무 관계자들의 다양한 의견과 조치들을 어디에서나 실시간으로 소통할 수 있는 방법입니다.

이메일 중심의 업무는 기록으로 남습니다. 업무의 전달부터 다양한 피드백 과정들을 기록으로 남길 수 있어 업무의 오류를 검토하고 기존 업무를 참조할 수 있습니다. 

만약 지금 당장, 작년에 퇴사한 직원이 A거래처와 관련된 업무를 어떻게 처리했는지 찾아야 한다면 말로 전달한 내용은 찾을 방법이 없습니다. 그러나 해당 업무를 이메일로 처리했다면(물론 그룹스의 기능을 활용해야 하며 방법은 뒤에 VI. 그룹스에서 다룹니다) 그 업무 내용은 물론 첨부된 파일까지 모두 다시 찾아볼 수 있습니다.

업무의 의사소통은 이메일이 중심이 되어야 한다는 점. 스마트워크를 위해 중소기업에서 꼭 실현되어야 할 첫 번째 프로세스입니다.

이번 장에서는 업무 소통을 원활하게 하고, 과정을 기록하기 위한 첫 번째 도구로서 지메일과 주소록에 대해 알아보겠습니다.