IV-5. 캘린더의 기업 적용 사례
1) 공유캘린더 적용사례
관리자(admin)는 회사의 조직 구성과 업무특성을 고려하여 정책적으로 캘린더를 공유하고 관리해야 합니다. 회사의 조직도에 따른 부서별, 업무별 공용캘린더를 결정하고 그에 따라 캘린더를 생성합니다. 가급적 조직(회사)의 공유 캘린더는 최소화하는 것이 좋습니다.
다음 표는 A기업 공유 캘린더의 예시입니다. (사용자 권한은 캘린더의 옵션에 있는 권한명을 그대로 사용하여 표기하였습니다.)
캘린더명
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공유대상
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사용자 권한
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비고
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회사공용
캘린더
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경영지원부
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일정변경
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회사 공식일정
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전체 임직원
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모든 일정 세부정보 보기
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외부공개용
캘린더
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경영지원부
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일정변경
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외부 공개용 공식일정
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모든 사용자(조직 내외부)
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모든 일정 세부정보 보기
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CEO
공식일정
캘린더
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CEO
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일정변경
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CEO 외부공식일정
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경영지원부 담당자
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모든 일정 세부정보 보기
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각 부서장
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한가함/바쁨으로만 보기
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영업부
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CEO
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모든 일정 세부정보 보기
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부서 공식일정
부서내 회의, 출장 등
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영업부장 및 부서원
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일정변경
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타 부서장 및 부서원
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한가함/바쁨으로만 보기
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생산부
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CEO
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모든 일정 세부정보 보기
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부서 공식일정
부서내 회의, 출장 등
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생산부장 및 부서원
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일정변경
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타 부서장 및 부서원
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한가함/바쁨으로만 보기
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경영지원부
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CEO
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모든 일정 세부정보 보기
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부서 공식일정
부서내 회의, 출장 등
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경영지원부장 및 부서원
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일정변경
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타 부서장 및 부서원
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한가함/바쁨으로만 보기
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A기업은 20 여명 안팎의 제조업체로 크게 경영지원부, 생산부, 영업부로 구성되어 있는 회사입니다. 부서장 회의를 통해, 제시된 표의 내용과 같이 여섯 개의 공유캘린더를 생성하였습니다.
· 회사공용 캘린더 : 조직내부의 구성원들이 공유하는 캘린더이며 경영지원부에서 일정을 등록, 수정, 관리합니다. 모든 직원이 상세 일정을 확인할 수 있습니다. 회사의 공식일정을 등록 배포합니다.
· 외부공개용 캘린더 : 제품시연회, 고객초대행사 등 외부에 공개해야 할 일정을 등록합니다. 거래처에 제품 납품 일정을 공개하는 용으로 사용할 수도 있습니다.
· CEO 공식일정 캘린더 : CEO의 공식일정을 등록하며, 경영지원부 담당자는 모든 일정을 확인하고, 타 부서장의 경우 일정의 유무 정도만을 확인합니다.
· 각 부서 캘린더 : CEO는 모든 세부일정을 확인 할 수 있으며, 해당 부서는 일정을 변경할 수 있으나 다른 부서장 및 부서원들은 해당 부서 일정의 유무 정도만 확인합니다. 이를 통해 부서 간 일정을 조정하는데 참조합니다.
이 방식은 하나의 사례에 불과합니다. 각 기업의 특성에 맞도록 공용캘린더를 정하고, 그에 따라 생성 관리하는 것은 해당 기업의 몫입니다. 다만, 공용캘린더의 수를 최소화하고 관리자(admin)가 관리하는 것이 바람직하다는 것을 유의하길 바랍니다.
(2) 제품, 서비스의 일정관리 활용
B기업은 부품을 수입하여 완제품을 거래처에 납품하는 기업입니다. B기업의 경우 캘린더를 부서, 사람의 일정관리 뿐만 아니라 제품과 서비스의 일정관리용으로도 활용하고 있습니다. 앞서 제시한 부서별 캘린더와 회사공용 캘린더 이외에 다음과 같은 두 가지 캘린더를 활용하고 있습니다.
① 주요 부품의 입고 일정 관리
B기업의 특성상 핵심 부품의 수입일정이 완제품을 납품하는 일정에 큰 영향을 미칩니다. 특히 주요 부품의 수입일정이 비정기적이며 실시간 공유되지 않아 납품부서(영업부)가 납기 관리에 어려움을 겪고 있었습니다. 이 문제를 부품 공유캘린더를 통해 해결하였습니다.
부품의 수입일정에 관한 부품 공유캘린더를 만들어 부품 공급업체와 구매생산부, 영업부가 공유하였습니다. 주요 부품별의 수입일정이 확정되면, 수입일정을 캘린더에 등록하는 것만으로 영업부는 해당 일정을 즉시 확인하고 처리할 수 있게 되었습니다.
② AS 일정 관리
두 번째로 고객사에 납품된 제품들에 대한 AS 캘린더를 생성하였습니다. 이 캘린더는 영업부와 품질관리부가 공유하는 캘린더입니다. 기존에는 영업부에서 접수된 제품의 AS 요청을 품질관리부에 통보하면, 품질관리부에서 다시 영업부로 AS 일정을 알려주고 고객사에 통보하는 과정을 거쳤습니다.
AS 캘린더를 생성한 후에는 영업부에 접수된 내용이 즉시 품질관리부에 통보되고, 품질관리부는 일정을 계획하고 AS 캘린더에 등록합니다.
이 과정이 반복되면서 AS 캘린더에 등록된 일정을 영업부도 공유하고 있으므로, 고객사로부터 AS접수 시 현재 계획된 AS일정을 즉시 확인하고 비어 있는 일정을 다시 고객사에게 제시할 수 있게 되었습니다. 또한 이를 반영한 일정을 품질관리부에도 공유하여 다음 일정을 계획할 때 참고할 수 있게 되었습니다.
B기업의 사례처럼 캘린더는 사람, 부서의 일정뿐만 아니라, 제품, 서비스의 일정으로도 활용이 가능합니다. 구글 캘린더는 각 조직(회사)의 내부 상황에 따른 아이디어를 적용하여 더욱 다양한 방법으로 활용할 수 있습니다.
<구글 앱스 업무 할용, 2013.11, 디지털북스, 김동호 권순옥 서명석 김재문 이현석 저>
YES24
http://www.yes24.com/24/goods/11370809
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