1. 구글 드라이브를 소개합니다.
구글 드라이브는 ‘웹기반 오피스’ 도구이며, 공유와 협업으로 변화를 가져오는 강력한 스마트워크 도구입니다.
드라이브는 구글의 핵심 서비스 중 하나로 웹브라우저에서 문서도구를 이용하여 온라인으로 문서를 작성하고, 쉽게 공유하며, 실시간 협업을 가능하게 합니다. 문서, 프리젠테이션, 스프레드시트, 양식(form), 그림 등 구글에서 제공하는 문서도구를 이용하여 문서를 작성 및 편집할 수 있으며 클라우드 서비스를 이용하여 문서를 업로드 및 보관할 수 있습니다.
스마트워크를 위한 구글 드라이브의 이용은 문서작업 방식의 근본적인 변화를 가져올 것입니다. 이것은 PC에서 클라우드로, 1인 혹은 단독작업에서 다자간 협업으로, 단계적 작성에서 실시간 공동작업으로의 변화입니다.
이 절에서는 이러한 변화를 가능하게 하는 드라이브의 특징과 장점 및 단점, 환경설정에 대해 설명하겠습니다.
1) 스마트워크를 위한 문서와 문서함의 네이밍 규칙
중소기업은 드라이브를 이용하기에 앞서, 문서와 문서함의 네이밍 규칙을 효율적으로 정해야 합니다.
업무를 위한 문서는 하루에도 수십 건 이상 발생하며 별다른 규칙 없이 누적되기만 한다면 필요할 때 찾아보기가 어려워 비효율적인 업무를 초래할 수 있습니다.
문서작성 당시에는, 작성자가 문서제목을 보고 해당 내용을 쉽게 유추할 수 있지만, 시간이 지남에 따라 본인이 작성한 문서도 제목만 보고는 내용을 알 수 없는 경우가 많습니다. 본인도 알아보기 힘든 문서를 다른 사람이 본다면 내용을 예측하거나 찾아보기 더욱 힘들 수밖에 없습니다.
일례로, 총무팀에서 회사 전체의 워크샵을 추진위한 기획서를 작성할 때, 파일 명을 “워크샵”이라고 하면 작성 당시나 행사 진행 당시에는 크게 혼돈이 없을 수도 있습니다. 그러나 몇 년이 지나면서 언제, 어떤 내용으로 누가 작성했는지 바로 파악하기 어려워집니다.
문서의 제목은 다음과 같은 내용에 준하여, 명명하는 것이 좋습니다.
․ 소속 부서, 업무분류, 제목, 작성일, 작성자 등을 기술합니다.
예> 회사 워크샵 - “행사_회사 전체 워크샵__20130912_총무부_홍길동” 등으로 구체적으로 명명하는 것이 효과적입니다. 누가 보아도 2013년 9월 12일에 총무부 홍길동이 작성한 회사 전체 워크샵에 관한 문서라는 것을 알 수 있습니다.
이처럼 문서의 제목을 구체적이고 체계적으로 작성하는 것만으로도 공유를 통한 협업의 기본 조건을 갖출 수 있습니다.
문서함(폴더) 역시 같은 원칙을 적용할 수 있습니다. 조직이나 업무, 진행 및 완료 상태에 따라 문서함을 잘 분류해 놓으면 효과적으로 문서를 관리할 수 있습니다.
2) 드라이브의 특성
(1) 구글 드라이브는 웹오피스입니다.
구글 드라이브는 문서, 프리젠테이션, 스프레드시트, 양식(form), 그림 등의 형식을 지원하는 웹오피스 도구를 제공합니다. 웹브라우저에서 바로 문서의 작성, 수정, 공유 작업을 진행하며, 구글 드라이브에 저장됩니다. 물론 구글에서 지원하는 형식 이외의 문서나 파일도 업로드를 통하여 저장할 수 있으나 온라인에서의 편집은 불가능합니다. 기존의 문서작성방식이 개인의 PC에서 작성되고 저장되는 형태였다면, 구글 드라이브는 웹에서 바로 작성하고 저장된다는 점이 가장 중요한 차이점입니다.
이러한 클라우드 웹 저장 형태는 작업 도중 PC의 프로그램이 다운되거나 전원이 갑자기 꺼졌을 때도, 작업 중이던 파일을 안전하게 저장할 수 있게 해줍니다. 또한 웹오피스는 스마트 기기로 언제 어디서나 동일한 파일을 열어 작업을 하고, 다른 사람과 손쉽게 공유할 수 있습니다.
(2) 구글 드라이브의 저장용량은 다른 구글 서비스와 통합하여 사용됩니다.
․ 개인 사용자 15GB, 구글 앱스 사용자 30GB
이메일 및 첨부파일, 드라이브의 문서, 구글 플러스 포토의 모든 내용을 통합하여 용량을 공유합니다. 드라이브에는 단일 파일의 크기가 최대 10GB까지 업로드 됩니다.
단, 문서, 프리젠테이션, 스프레드시트 등 드라이브 형식의 문서는 용량 산정에서 제외되어 무제한 사용이 가능합니다. “구글 플러스 > 포토”에 업로드 된 2048*2048 사이즈 이하의 사진 역시 용량을 차지하지 않습니다.
구글 앱스(Business, Education 버전)의 통합 저장용량은 30GB를 제공합니다. 저장용량이 부족한 경우 추가 결제를 통해 용량을 추가할 수 있습니다.
(3) 모든 종류의 파일을 다른 사용자와 공유할 수 있습니다.
드라이브의 모든 파일(문서, 동영상, 사진 등)을 다른 사용자와 공유 할 수 있습니다. 파일의 형식과 소유자의 설정에 따라 보기가능, 댓글작성가능, 수정가능과 같은 권한을 부여할 수 있습니다.
(4) 실시간 저장, 버전관리, 업데이트 내역관리
드라이브의 모든 문서작업은 실시간으로 저장됩니다. 또한 업로드 된 파일의 버전 관리, 드라이브 문서의 업데이트 내역 등을 확인하여 원하는 버전 및 시점으로 복원할 수 있습니다.
3) 드라이브의 장단점
(1) 장점
․ 언제 어디서나 동일한 문서에 접근할 수 있습니다.
․ 실시간 공유 및 협업이 가능합니다. (동시작업을 지원합니다.)
․ 실시간 백업 및 이전 버전으로 즉시 복구할 수 있습니다.
․ 지메일과 드라이브를 이용해 대용량 첨부파일을 자유롭게 사용할 수 있습니다.
(네이버, 다음과 같은 포털 메일 서비스의 경우 대용량 파일은 다운로드 횟수, 기간 제한 있음)
(2) 단점
․ 로그인정보 노출, 휴대기기 분실 시 어플리케이션 잠금이 되어 있지 않으면 파일이 노출될 우려가 있습니다.
․ 문서 작성의 경우 기존 MS오피스만큼 복잡하거나 화려하게 꾸미기 어렵습니다.
4) 화면 및 환경설정
(1) 화면설명
처음 “드라이브”에 접속했다면 PC용 구글 드라이브 다운로드 안내 화면이 보이며, 이후에는 드라이브 서비스 화면이 보입니다. 화면 좌측에는 “만들기”와 “업로드” 아이콘 및 “내 드라이브” 등이 있으며 본문에는 폴더와 문서 목록이 있습니다. 폴더 아이콘에 사람 모양 표시가 있는 것은 여러 사용자와 공유된 폴더임을 의미합니다.
․ 만들기 : 문서, 프리젠테이션, 스프레드시트, 양식 등의 생성 및 작성을 시작합니다.
․ 업로드 아이콘(위로 화살표) : 구글 문서형식 외 다른 형식의 파일을 업로드 합니다.
(PDF, 글, 압축파일, 동영상파일 등 모든 파일)
․ 내 드라이브 : PC의 탐색기에 “내 폴더”와 같은 개념입니다.
․ 공유 문서함 : 다른 사용자가 내게 공유한 폴더 및 문서를 보여줍니다.
․ 중요 문서함 : “별표”한 문서를 보여줍니다.
․ 활동 : 최근 수정된 문서 목록이 순서대로 나타납니다.(열어본 문서도 나타남)
․ 고급 필터링 : 문서의 종류, 소유권, 공개설정 등 여러 조건으로 필터링합니다.
<드라이브 첫 화면>
고급 검색 옵션을 사용하면 문서의 형식, 소유자, 열어본 문서함, 문서의 공개여부 등 다양한 조건으로 문서를 검색할 수 있습니다.
<고급 검색 옵션>
(2) 환경설정
드라이브 화면 우측 상단의 “설정” > “설정”을 들어가면 “기본설정” 및 “수정” 탭이 있습니다. “기본 설정” 탭에서는 ‘언어’나 ‘시간대’, 굵게 표시 여부를 설정할 수 있으며 현재 사용중인 저장 공간이 나타납니다.
“수정” 탭의 ‘오른쪽에서 왼쪽 컨트롤’ 은 오른쪽에서 왼쪽으로 읽고 쓰는 우횡서(右橫書) 형식의 문서작성을 지원합니다.
<드라이브 기본설정>
드라이브의 환경설정(“설정” 아이콘 클릭 시 보이는) “업로드 설정”은 다음과 같습니다.
․ 업로드 된 파일을 구글 문서도구 형식으로 변환 : 워드, 파워포인트, 엑셀 등의 MS 오피스로 작성된 파일을 업로드 시 구글 드라이브의 문서, 프리젠테이션, 스프레드시트 형식으로 변환합니다.
․ 업로드 된 PDF 또는 이미지 파일의 텍스트 변환 : 용량이 2Mb 이내의 PDF, 이미지를 변환하며, 원본을 이미지로 구글 문서에 붙여넣고 PDF, 이미지 내의 텍스트를 별도로 추출하여 문서 하단에 넣어줍니다. 이미지에서 텍스트를 추출하는 기능은 완벽하지 않습니다.
․ 업로드 할 때마다 설정 확인 : 위 두 가지 항목에 언급된 파일들을 업로드 할 때마다 구글 문서도구 형식으로 변환할지 묻는 설정입니다. 이 옵션을 설정해두는 것이 좋습니다. 그렇지 않은 경우 자동적으로 문서 형식이 변환되어 호환성에 문제가 될 수도 있습니다. 특히, 국내에서 주로 사용되는 문서의 인코딩 형식이 자동으로 MS 워드로 변환되어 제대로 읽혀지지 않을 수 있습니다.
<업로드 설정>
<구글 앱스 업무 할용, 2013.11, 디지털북스, 김동호 권순옥 서명석 김재문 이현석 저>
YES24
http://www.yes24.com/24/goods/11370809
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