IV-２. 일정을 만들고 다른 사람을 초대하세요
1) 일정을 만들고 알림을 받아보세요.
2) 일정에 다른 사람을 초대하세요.
(1) 일정 초대란?
일정의 초대는 각각의 개별 일정을 공유하는 것으로 특정 캘린더 전체를 공유하지 않더라도 특정인 및 그룹과 개별일정을 공유할 수 있습니다. 또한 회의 소집이나 미팅을 잡을 때에도 “초대”를 이용하면 상대방의 수락 여부를 알 수 있으며 수락할 경우 상대방의 캘린더에도 일정이 자동 등록됩니다.
예를 들어 회사 전체가 공유 되고 있는 “회사업무용” 캘린더에 “회사 전체 회식”이라는 일정을 만들고 전체 직원을 초대하면, 초대장이 이메일로 전달되며, 이메일에서 즉시 참석, 보류, 거절할 수 있습니다. 직원의 응답현황을 일정에서 확인할 수 있으므로 아직 답변을 하지 않은 사람과 답변(참석, 보류, 거절 표시)한 사람을 구분할 수도 있습니다.
초대자의 알림설정이 일정을 문자메시지(SMS)로 받도록 설정 되어 있고, 초대 일정을 등록하며 SMS 알림을 선택했을 경우 답변은 문자메시지(SMS)로 받을 수 있습니다.
답변자가 받은 이메일 > “옵션 더보기”를 클릭하면 참석 여부뿐만 아니라 추가 참석자와 메모 등을 남길 수 있습니다. 추가정보도 일정 초대 화면에서 확인할 수 있습니다.
(2) 일정초대의 장점
· 캘린더를 공유하지 않은 사람들과 함께 진행되는 일정의 경우에도 개별일정을 공유할 수 있어 다양한 환경의 일정공유가 가능해집니다.
· 조직(회사) 외부 사용자에게도 초대장을 보낼 수 있습니다.
· 지메일 작성창에 “초대장”과 같은 기능을 합니다.
(3) 일정의 초대와 권한 설정
․ 공유할 일정 선택(혹은 새 일정 등록) > 일정 팝업에서 “일정수정”을 선택합니다.
<캘린더 일정수정>
․ 우측의 참석자 추가 란에 공유(초대)할 사람의 이메일 주소를 입력하거나 구글 주소록에 등록된 참석자라면 이름을 입력하여 선택합니다.
<캘린더 일정초대 란>
․ 참석자의 권한설정(3가지 옵션) 후 "추가"를 클릭합니다
- 일정수정 : 참석자는 자신이 초대된 일정을 수정할 수 있습니다.
- 다른 사람 초대: 참석자는 자신이 초대된 일정에 다른 사람을 초대할 수 있습니다.
- 참석자 명단 보기 : 참석자가 다른 참석자 명단을 확인할 수 있습니다.
․ 일정에 장소 추가 : 일정에 장소를 등록하면 구글 맵을 통해 해당 장소를 확인할 수 있습니다. 이를 클릭하면 “구글 맵”에 장소가 표시됩니다. 만약 “단양대명리조트”를 장소로 입력하면 아래와 같이 구글 맵과 연동되어 초대된 사람이 장소를 쉽게 확인 할 수 있습니다.
<캘린더 지도화면>
· 초대장 작성 완료 후 "저장“하면 이메일 발송여부를 선택할 수 있습니다. ”보내기“를 선택하면 참석자들에게 일정이 포함된 초대장이 발송되며 동시에 구글 캘린더 일정으로 등록됩니다.
<캘린더 초대장>
(4) 일정 변경 시 참석자에게 이메일 보내기
초대 일정 내용을 변경(수정)한 뒤 “저장”을 하면 “남아있는 참석자에게 업데이트 내용을 보내시겠습니까?”라는 팝업창이 열립니다. 공유된 일정에 변경된 사안이 중요한 내용이라면 이메일로 보냅니다.
<캘린더 초대변경>
(5) 일정에 초대된 사람
일정에 초대된 이메일을 확인하면 일정과 관련된 여러 가지 정보(초대자, 시간, 장소, 참석자, 지도, 첨부파일 등)를 확인할 수 있습니다. 어떤 답변을 해도 ‘새 창’으로 일정 등록화면과 연결되며 “저장”을 누르면 해당 일정(참석, 미정, 아니오)이 초대된 사람의 캘린더에 저장됩니다.
․ 초대장 화면과 참석여부 확인
<캘린더 초대 메일>
<초대된 캘린더 추가>
(6) 참석자 확인
답변에 따라 참석자 확인이 가능합니다.
초대자 목록을 보면 참석자는 “√”표시가, “미정”으로 답한 경우에는 “?” 표시가, “아니오”로 답한 경우는 "⊘“표시가 뜨며, 아직 답을 하지 않은 사람은 빈 칸입니다.
<캘린더 초대 참석여부>
<구글 앱스 업무 할용, 2013.11, 디지털북스, 김동호 권순옥 서명석 김재문 이현석 저>
YES24
http://www.yes24.com/24/goods/11370809
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