IV-２. 일정을 만들고 다른 사람을 초대하세요
캘린더 마다 일정을 관리하고, 초대를 통해 다른 사용자와 공유할 수 있습니다.
일정은 모두 캘린더에 종속됩니다. 일정의 집합이 캘린더입니다. 일정은 시작시간과 끝나는 시간, 진행되는 장소를 설정할 수 있습니다. 일정에 대해 참가해야 할 사람을 초대할 수 있으며 내가 만든 일정의 소유권을 다른 사람에게 넘길 수 있습니다. 이번 절에서는 개별 일정을 만들고 편집하는 방법과 다른 사용자를 초대하여 일정을 공유하는 방법을 설명하겠습니다.
1) 일정을 만들고 알림을 받아보세요.
일정은 캘린더 화면의 “만들기” 버튼을 선택하거나 달력에서 더블 클릭하여 직접 입력할 수 있습니다.(한 번 클릭은 간단 일정 등록, 두 번 클릭은 상세 일정 등록이 됩니다)
아래 예시는 “회사워크숍”을 전체 직원에게 공지하는 일정으로 만들었습니다.
(1) 간편 일정 등록
캘린더 달력에 날짜(또는 시간)을 클릭하여 간편하게 일정을 생성할 수 있습니다.
· 먼저 입력하고자 하는 일정의 시작일(시간)을 클릭합니다. 팝업으로 신규 일정 입력화면이 나타납니다.
· “일정”과 “할 일”을 선택하여 입력할 수 있으며 일정의 내용과 캘린더를 지정하고 “일정 만들기” 버튼을 클릭하면 신규 일정이 입력됩니다.
입력할 때는 시간을 “오후 6시에 고객과 식사” 또는 “18:00에 고객과 식사” 와 같이 입력하면 오후 6시 일정으로 등록됩니다.
<캘린더 간편일정 등록>
(2) 상세 일정 등록
․ 캘린더 화면의 "만들기" 버튼을 누르거나 캘린더의 날짜를 더블클릭합니다.
․ 일정 제목을 입력합니다.
․ 일정 시간을 입력하거나 “종일”버튼을 클릭합니다. 반복일정에 대해서는 4항의 반복 일정 설정 및 활용에서 자세하게 설명합니다.
․ 일정 세부정보
- 장소 : 장소를 기록합니다. 구체적인 주소를 입력하면 구글 맵과 연동되어 지도로 확인 할 수 있습니다.
- 영상통화(화상 통화 추가) : 특정 시각에 관련된 사람들끼리 영상통화를 할 때 사용합니다. 즉, 온라인 화상회의를 예약하는 개념으로 자동 연결해 주지는 않습니다.
- 캘린더 : 해당 일정을 어떤 캘린더 일정으로 등록할 것인가 선택합니다. 자신이 “일정변경” 이상의 권한을 가진 캘린더를 선택할 수 있습니다.
- 설명 : 일정에 대한 세부 설명을 기록합니다.
- 첨부파일 : 첨부파일이 있는 경우, 즉 세부적인 자료나 약도, 사진 등이 있다면 첨부합니다.
- 일정색상 : 일정 색상은 자신이 지정할 수 있으며 선택하지 않을 경우, 캘린더에 설정된 색상으로 표시됩니다.
- 알림 : 해당 일정에 대한 알림을 어떻게 받을 것인지에 대한 설정입니다. 이메일이나 SMS, 팝업 알림을 추가할 수 있습니다.
- 내 상태 : 상태를 ‘바쁨’이나 ‘한가함’으로 표시할 수 있습니다. 이 캘린더에 대한 접근 권한이 “한가함/바쁨으로만 보기(세부정보는 숨김)”로 설정된 사람들에게 ‘한가함’(일정 없는 것처럼 해당 일정이 보이지 않게 됩니다)이나 ‘바쁨’ 표시만을 할 때 사용됩니다.
- 개인정보 보호 : 캘린더의 공유 설정에 상관없이 특정 일정에 대한 개별 개인정보 보호 설정을 할 수 있습니다. 기본값은 캘린더의 공유 설정에 따르며, 비공개는 캘린더의 보기권한만 가진 사용자에게 숨겨지나 ‘일정 변경’ 이상의 권한을 가진 사용자에게는 보입니다.
․ “시간 찾기” 탭에서는 자신이 보유한 캘린더에서의 다른 일정을 확인할 수 있습니다.
<일정 만들기>
(3) 알림 설정
알림은 '이메일“, ”SMS", "팝업“의 형태로 ”분“, ”시간“, ”일“, ”주“ 단위로 설정할 수 있습니다.
․ 이메일 : 설정한 시간에 이메일을 받을 수 있습니다.
․ SMS : IV-1-2)-(3) 모바일 설정에서 설명한 바와 같이 미리 스마트폰 인증을 해 두어야 하며, 문자메세지를 통해 일정을 알려줍니다.
․ 팝업 : PC에서는 구글 앱스 계정에 로그인 된 상태로 캘린더 창을 띄워 둔 경우 다른 작업을 하고 있더라도 팝업창이 활성화되며 일정을 알려줍니다. 스마트폰의 경우 캘린더 동기화가 되어 있는 상태라면, 푸쉬기능을 통해 일정을 알려줍니다.
<알림 설정>
(4) 반복 일정의 설정 및 활용
일정을 입력하는 화면에서 “반복”을 체크합니다.
<캘린더 반복일정 매주>
<캘린더 반복일정 매월>
반복 설정은 반복 빈도를 선택할 때마다 입력되는 항목이 바뀝니다.
설정 가능한 반복 빈도는 다음과 같습니다.
· 매일 : 매일 또는 격일, 5일마다와 같은 반복주기를 가지는 경우
· 주중매일(월-금) : 주말을 제외한 날짜에 계속 반복되는 경우
· 매주 월/수/금 : 매주 월요일, 수요일, 금요일 반복되는 경우
· 매주 화/수 : 매주 화요일, 수요일이 반복되는 경우
· 매주 : 매주 특정날짜가 반복되는 경우
· 매월 : 월주기로 반복되는 일정, 매월이나 격월, 또는 분기, 반기마다 반복되는 일정의 경우
· 매년 : 매년, 격년, 3년마다 등과 같은 일정 반복을 기록할 수 있습니다.
“계속 반복”을 선택하지 않고 종료일을 지정하는 것이 좋습니다.
<구글 앱스 업무 할용, 2013.11, 디지털북스, 김동호 권순옥 서명석 김재문 이현석 저>
YES24
http://www.yes24.com/24/goods/11370809
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