IV-1. 구글 캘린더는 다중 캘린더입니다.
1) 캘린더 초기화면
2) 캘린더 환경설정
3) 캘린더 만들기
4) 캘린더 공유
구글 캘린더의 장점 중 하나는 그룹 및 특정 사용자간 캘린더 및 일정을 공유하는 기능입니다. 구글 캘린더의 공유는 개인, 부서, 회사 등의 일정을 관리하는 ‘캘린더의 공유’와 각 캘린더에 속하는 개별 ‘일정의 공유’로 나누어 살펴볼 수 있습니다.
· 캘린더 공유와 일정의 공유
캘린더 공유와 일정의 공유는 구분해야 합니다. 캘린더 공유란 경영지원부, 영업부 등의 캘린더 자체를 공유하는 것이며 일정의 공유는 캘린더에 포함된 개별 일정 각각을 공유하는 것입니다. 이 절은 캘린더의 공유에 대한 설명이며 일정에 대한 공유는 IV-3절에서 다루겠습니다.
(1) 캘린더 공유란?
특정 캘린더를 여러 사람과 공유하는 개념으로, 해당 캘린더에서 발생하는 모든 일정은 주어진 권한 내에서 함께 사용할 수 있습니다.
예를 들어 회사 일정을 관리하는 캘린더를 만들고 이 캘린더를 회사 전체 직원들과 공유하게 되면 별도로 회사 일정을 공지하지 않아도 모든 직원이 알 수 있습니다. 또한 현재 진행 중인 업무 일정을 등록함으로써 업무의 흐름을 파악할 수 있습니다.
<캘린더 공유의 예>
(2) 캘린더 공유 및 권한설정
캘린더를 공유할 때, 공유대상을 선택하고 각각의 권한을 설정할 수 있습니다.
① 이 캘린더 공유하기
경영지원부의 조직원들이 함께 사용하기 위한 “CBSW_경영지원부”라는 캘린더를 만들었다고 가정하고 설명하겠습니다. 캘린더 공유를 위한 방법은 두 가지가 있습니다.
․ “내 캘린더” 목록의 "CBSW_경영지원부" 캘린더 우측의 아래 화살표를 선택 > “이 캘린더 공유하기”를 선택합니다.
․ 캘린더 메인화면 “설정” 클릭 > 서브 메뉴 중 “설정” > 캘린더 메뉴 화면의 캘린더 목록 중 “CBSW_경영지원부” 캘린더 선택 > 상단 탭 중 “이 캘린더 공유하기”를 선택합니다.
두 가지 방법 모두 “이 캘린더 공유하기” 화면으로 이동합니다.
<캘린더 공유설정>
② 공유대상 선택 및 공유권한 설정
“이 캘린더 공유하기” 메뉴의 설정 값은 다음과 같습니다.
․ 캘린더를 다른 사용자와 공유
- 캘린더를 공개로 설정 : 전 세계 누구나 이 캘린더를 검색해 볼 수 있습니다. 특별한 경우가 아니라면 체크하지 않습니다.
- 조직 내 모든 사용자와 이 캘린더 공유 : 조직(회사) 내 구성원은 이 캘린더를 볼 수 있습니다.
․ 특정 사용자와 공유
공유하려는 사용자의 이메일 주소를 입력하고 오른쪽 사용권한을 선택합니다.
- 일정변경 및 공유관리 : 이 캘린더의 삭제 권한을 포함해 일정 변경, 공유 권한 등 모든 권한을 가지게 됩니다. 또한 이 캘린더는 공유된 사용자의 "내 캘린더" 목록으로 들어갑니다. 따라서 이 권한을 다른 사용자에게 부여하지 않도록 권장합니다. 캘린더를 삭제할 수도 있기 때문입니다.
- 일정변경 : 캘린더에 대한 권한(캘린더의 삭제와 편집 등)은 없고 일정에 대해서는 생성, 변경, 삭제 등의 작업이 가능한 권한입니다. 이 캘린더는 공유된 사용자의 "다른 캘린더" 목록으로 들어갑니다.
- 모든 일정 세부정보 보기 : 캘린더나 일정에 대한 수정, 삭제 권한은 없고 단지 해당 일정을 볼 수 있는 권한입니다.
- 한가함/바쁨 정보만 보기(세부정보는 숨김) : 일정이 있다는 것은 알지만 어떤 내용인지 알 수 없고 “바쁨” 이라고만 표시됩니다. 일정을 등록하는 사람이 하나의 일정을 등록하며 “내 상태” 정보를 “한가함”으로 체크했다면 일정 자체가 보이지 않습니다.
<캘린더 공유>
Q. 누구나 캘린더를 만들어 공유하는 것이 가능한가요?
A. 누구나 캘린더를 생성하여 공유할 수 있습니다. 그러나 조직에서 구성원들과 함께 사용하는 업무용 캘린더의 경우, 관리자(admin)가 생성하여 공유하는 것이 바람직합니다. 사용자 개개인이 만들 경우 퇴사, 부서이동 등 조직변동이 있을 때 캘린더의 소유권이 이전되거나 양도되지 않기 때문입니다. 따라서 업무용 공유 캘린더의 경우 특히 주의해야 합니다.
(3) 다른 캘린더 가져오기
① “내 캘린더”와 “다른 캘린더”, “기본 캘린더”와 “보조 캘린더”
․ 내 캘린더 : 보고 수정할 수 있는 캘린더(캘린더를 변경할 수 있는 권한) ․ 다른 캘린더 : 보기만 가능한 캘린더(권한이 있다면 일정 수정은 가능)
․ 기본 캘린더 : 구글 앱스에 로그인 > 캘린더에 “내 캘린더” 목록에 첫 번째로 나오는 자신의 이름으로 된 캘린더
․ 보조 캘린더 : “기본 캘린더”를 제외하고 필요에 의해 새롭게 만든 캘린더
<다른 캘린더 기본>
② 동료의 캘린더 추가하기
관리자(admin)의 관리콘솔 “캘린더 > 공유설정 > 내부 공유 옵션”에 조직 내부 - 기본 설정에 “모든 정보를 공유합니다“가 기본 값으로 설정되어 있습니다. 이 경우 사용자는 “다른 캘린더”의 오른쪽 화살표 > 동료의 캘린더 추가하기 > 이메일 란에 이메일 입력 > “추가”를 하면 동료의 캘린더가 추가됩니다. 추가되는 캘린더는 동료의 이름으로 되어 있는 기본 캘린더입니다. 만일 동료가 만든 "보조 캘린더“는 이런 방식으로 추가할 수 없고 동료가 공유해 주어야만 추가할 수 있습니다.
만일 관리자(admin)의 관리콘솔에서 기본 설정을 바꿔 공유하지 않도록 설정한다면, 동료의 캘린더를 추가할 경우 동료의 이메일로 공유 요청을 보내게 되며 동료가 승인을 해야 공유됩니다.
<다른캘린더 추가>
③ 재미있는 캘린더 검색
기념일, 스포츠 등 다양한 캘린더를 추가할 수 있습니다. 가져오려면 “구독”을 클릭합니다.
④ URL로 추가
공개된 캘린더의 URL을 알고 있다면 여기서 바로 추가할 수 있습니다. 요즘은 유명 연예인들도 구글 캘린더 URL을 공개해 팬들이 일정을 알 수 있게 하고 있습니다. 또한 구글 캘린더가 음력을 지원하지 않기 때문에 URL이 공개된 음력 캘린더를 가지고 오면 달력에 음력이 표시됩니다.
음력 캘린더를 URL로 추가하려면 아래 URL을 입력하거나 포털사이트의 검색을 통해 여러 가지 음력 캘린더를 찾을 수 있습니다.
[대한민국 음력 및 24절기 구독주소]
https://www.google.com/calendar/ical/qbldfk7vonnik7osj7q8nfnn1o%40group.calendar.google.com/public/basic.ics
⑤ 캘린더 가져오기
일정이 들어있는 파일을 가져올 수 있습니다. 구글 ics, 애플의 iCal, 아웃룩(iCalendar로 내보내기) 파일을 내 캘린더로 가져옵니다.
· Microsoft Outlook에서 일정가져오기
- Outlook을 열고 일정을 클릭합니다.
- 내보내려는 일정을 마우스 오른쪽 버튼으로 클릭하고 다른 이름으로 저장을 선택합니다.
- iCalendar 형식을 선택합니다.
- 옵션 더보기를 클릭하고 “날짜 범위 > 전체 캘린더, 세부정보 > 전체 세부정보”를 클릭합니다.
- “확인 및 저장”을 클릭합니다.
- 구글 캘린더 > 다른 캘린더 메뉴에서 캘린더 가져오기를 선택합니다.
- Outlook에서 저장한 파일을 불러옵니다.
- 일정을 가져오려는 구글 캘린더를 선택한 다음 “가져오기”를 클릭합니다.
Apple iCal은 Mac OS에서 ‘내보내기’하며 일정을 가져오는 방법은 동일합니다.
<구글 앱스 업무 할용, 2013.11, 디지털북스, 김동호 권순옥 서명석 김재문 이현석 저>
YES24
http://www.yes24.com/24/goods/11370809
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